Una buona abitudine per riuscire a gestire al meglio tutte le attività lavorative, riunioni, appuntamenti, scadenze, progetti ecc. è fissare nero su bianco tutto quanto e prendersi qualche minuto ogni giorno per decidere le priorità.

Pur usando abitualmente un’agenda personale, la moleskine settimanale di cui ti ho parlato in questo post, ho anche un’agenda di lavoro, dedicata esclusivamente all’organizzazione della mia attività lavorativa. Diciamo che io sono un po’ fissata con l’organizzazione e con le agende, per cui ho trovato il modo di riuscire ad usarne due!!!

Ma perché usare un’agenda di lavoro?

Sicuramente il primo importante motivo è per organizzare le attività, le scadenze e gli impegni in modo strutturato e consapevole. A questo scopo puoi usare:

– un’agenda cartacea e quindi sfruttare le infinite possibilità che ci sono sul mercato: rilegata o ad anelli, vista giornaliera o settimanale.

– oppure puoi optare per un’agenda digitale: anche qui le scelte sono davvero tantissime, la più famosa è sicuramente  Google Calendar, ma ci sono davvero tantissime app da provare.

Non entro nel merito di quale agenda scegliere, perché dipende davvero da tantissimi fattori. Diciamo che un primo criterio di scelta molto basico potrebbe essere: devi condividere la tua agenda con altre persone? (familiari o colleghi?) allora opta per il digitale è decisamente più facile sincronizzare e condividere. 

Io non posso fare a meno di uno strumento cartaceo perché scrivere mi aiuta a ricordare meglio. E poi adoro sfogliare le pagine, scriverle, e vedere il tempo che passa attraverso le pagine della mia agenda.

Sulla mia scrivania, appoggiata su un leggio, “troneggia” una meravigliosa una dokibook mint ad anelli, rigorosamente con vista settimanale. Quest’anno ho deciso di realizzare  le pagine usando quelle di un quaderno che avevo a disposizione.

Parte alta della pagina dell’agenda:

In questa area ci sono i dati di calendario e lo spazio per fissare gli obiettivi della settimana. Generalmente ti consiglio di usare la regola del tre (di cui ho parlato in questo post) e quindi di pensare bene a quali sono le 3 cose veramente importanti che vuoi portare a compimento quella particolare settimana e scriverle. Sicuramente le attività da fare sono molte di più, ma non preoccuparti, hai una intera pagina per tutto il resto!

Sempre nella parte alta, ma sulla destra, ho dedicato uno spazio agli obiettivi numerici. Io mi occupo di marketing e vendite per cui tengo sempre sotto controllo il budget e il consuntivo della settimana. E poi se ho attivato qualche promozione, ne monitoro l’inizio, la fine e l’andamento.

Parte sinistra dell’agenda di lavoro:

Qui ci sono i giorni della settimana idealmente divisi in 2 parti:

• appuntamenti e impegni
• priorità della giornata.

Il lunedì mattina, appena arrivo in ufficio, la prima cosa che faccio è fissare i macro obiettivi della settimana che scrivo appunto nella parta alta a sinistra, poi procedo aggiungendo nei giorni della settimana tutti gli appuntamenti, riunioni o scadenze con una data e orario certi.

In questo modo capisco il carico degli impegni giornalieri e poi posso distribuire bene il carico delle altre attività.

Per completezza mi segno anche con un colore diverso se ho degli impegni familiari in modo da evitare accavallamenti.

L’altra metà della giornata la uso per scrivere le 3 priorità della giornata. Ritengo importantissimo avere ben chiaro su cosa concentrarsi ogni giorno. È un metodo che aumenta tantissimo la produttività e la consapevolezza. A questo scopo ti suggerisco di usare la regola del tre di cui ho ampiamente parlato dell’ultimo post e che è un metodo davvero semplicissimo per essere organizzati.

Parte destra dell’agenda di lavoro:

In questo spazio della visione settimanale puoi scrivere tutte quelle attività che devi fare nella settimana che non hanno una scadenza precisa per cui è indifferente che vengano fatte un giorno piuttosto che un altro. Le potrai aggiungere man mano. È una vera e propria To do list della settimana.   

Ti ho fatto vedere come organizzo la mia settimana lavorativa con l’agenda e spero che avrai trovato qualche spunto interessante, se ti va scrivimi nei commenti cosa ne pensi.

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