I miei strumenti di organizzazione personale

I miei strumenti di organizzazione personale

Sono una donna, mamma, moglie, figlia, sorella, manager e, da poco, anche blogger … insomma ho una vita piena di impegni, scadenze, cose da fare, progetti e sono sempre alla ricerca di tempo libero per … non fare niente!!! Barcamenarsi tra tutto questo non è semplice.

Ci sono stati periodi in cui avevo post-it dappertutto, avevo foglietti attaccati ovunque per ricordarmi le cose, mi auto mandavo messaggi vocali o impostavo le sveglie per ricordarmi le cose.

Poi c’è stato il periodo in cui ho provato ad organizzarmi con le app digitali, ne avevo una per gestire la lista della spesa, una per le liste, una per gli appuntamenti, quella per il menù, per la palestra, il ciclo …, bellissime, ma…

… per ogni cosa dovevo aprire una app diversa, e spesso mi dimenticavo di registrare. Per non parlare degli aggiornamenti delle app, la perdita, ogni tanto, dei dati e il cellulare senza più memoria. Quindi mi sono trovata con l’organizzazione ancora più complessa e la vita più complicata.

E allora mi sono fermata ed ho fatto la prima cosa da fare in ogni situazione di confusione …eliminare ciò che non serve veramente, analizzare quello che rimane e … SEMPLIFICARE.

Ho eliminato tutte (quasi) le app dal telefono.

Ho considerato infatti che io adoro la carta e che non potrei mai rinunciare a scrivere su una bella agenda. In questo modo ho scelto già una strada: il digitale non fa per me. Mi sono concentrata sugli strumenti cartacei.

La seconda cosa che ho eliminato sono stati tutti i quaderni tematici: quaderno del fitness, quaderno del menù settimanale, quaderno delle idee, quaderno dei progetti, quaderno delle finanze ecc.

Consultare ogni volta un quaderno diverso oltre che occupare tanto spazio, richiede anche tanto impegno per la manutenzione e l’aggiornamento.

Detto che per tutto ciò che riguarda il mio lavoro ho un sistema di organizzazione molto simile a quello personale in termini di strumenti, in questo post voglio focalizzarmi solo sugli strumenti di organizzazione personale che utilizzo nella quotidianità.

Quando parlo di organizzazione personale, mi riferisco a tutto ciò che ha a che fare con la famiglia, la casa,  gli hobby, gli impegni personali, la salute e le finanze.

Il mio obiettivo? Avere tutto sotto controllo senza impazzire!

  • voglio avere sott’occhio molto chiaramente gli impegni e le scadenze e quindi mi serve un calendario.
  • Voglio poter fare una lista “to do” in cui periodicamente segnare tutte le cose da fare.
  • Desidero uno spazio completamente libero in cui scrivere al volo appunti, note, idee ecc da riportare poi meticolosamente nell’agenda (nella parte impegni o note).

Andiamo sul pratico?

I miei strumenti di organizzazione personale sono questi 3:

#1 agenda Moleskine settimanale con notebook formato large.

Della mia adorata Moleskine ne ho ampiamente parlato in altri post che ti linko qui sotto in fondo al post. È il mio supporto quotidiano. La mia svuotatesta. Lo strumento che preferisco in assoluto e di cui non potrei mai fare a meno.

In pochissimo spazio ho tutto quello che mi serve giornalmente: scadenze, impegni miei e della famiglia, menù plan, codici e numeri di documenti, ricorrenze ecc.

Ho scelto un formato comodo da portare sempre con me, il formato large, che è circa 10cm * 20 cm.

La mattina la infilo in borsa e so che mi accompagna per tutta la giornata.

Da qualche anno acquisto la versione 18 mesi che da luglio così posso utilizzare le pagine delle settimane che vanno da luglio a dicembre come pagine di appunti e note senza dovermi portare altri quadernetti con me… altro piccolo trucchetto per avere meno cose.

Alla domanda “è possibile organizzare la settimana in 2 facciate  di agenda?” io ti rispondo: “assolutamente si”. Basta usare lo strumento giusto. E nel mio caso è la Moleskine con questa particolare vista. Se ti ho incuriosito vai al post con il set up dell’agenda.

#2 Il mio secondo strumento di organizzazione personale è: Home binder.

Ho scoperto questo strumento di organizzazione dalla famosissima Flylady e l’ho fatto mio, subito.

In pratica è un raccoglitore dove tengo tutte le informazioni che riguardano la casa. Dalla semplice raccolta degli scontrini per il 730, o le bollette da pagare, fino ad arrivare ai documenti medici.

Il mio home binder  è un semplicissimo quaderno ad anelli formato  A4 in cui inserisco delle cartelle trasparenti con i buchi)

Ho digitalizzato tutte le bollette, quindi, rispetto a qualche anno fa, sono riuscita a passare ad un raccoglitore meno ingombrante che tengo a portata di mano sulla mensola della cucina. Devo avere solo l’accortezza di smistare la posta e gli scontrini man mano che arrivano nelle cartelline dedicate (e non è così scontato!)

Se ti piace l’idea di utilizzare un home binder e vuoi saperne di più ti suggerisco questo post dove ne ho parlato in modo decisamente più approfondito.

#3 Computer e telefono ovvero la parte digitale dell’organizzazione personale.

Il computer ed il telefono sono il “lato tecnologico”. Mi servono ovviamente per la posta elettronica, la banca, i registri elettronici dei figli, le bollette ecc.

Qualche app per la spesa on line, da anni ormai preferisco questo metodo per fare la spesa perché risparmio un sacco di tempo e soprattutto un sacco di soldi.

Link ed app di Amazon dove tengo la mia wish list, la lista dei preferiti, delle idee ecc.

Sia il desktop del pc, sia quello del telefono sono organizzati in cartelle tematiche in modo da avere l’accesso alle informazioni più comodo e funzionale, ma cerco di non esagerare e periodicamente faccio un po’ di decluttering digitale.

E tu che strumenti utilizzi per la tua organizzazione personale?


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Idee per usare l’agenda in vacanza

Idee per usare l’agenda in vacanza

E finalmente arriva l’estate e, come per miracolo, la tua agenda si svuota! Finita la scuola dei figli, finite le attività sportive, finito il catechismo e le varie feste di fine anno, sembra davvero di essere in una nuova dimensione. Un po’ più lenta, un po’ più calma, un po’ più tranquilla.

La tua agenda riflette sicuramente questa nuova dimensione, con pagine più bianche. Molto meno dense di appuntamenti. Molte meno cose da ricordare.

Succede anche a te?

Se riguardo le agende degli ultimi anni vedo che, costantemente, a partire da giugno fino a settembre, è sempre lo stesso film. Sembra l’agenda di un’altra persona. Pagine bianche e interi giorni senza consultarla.

E poi arrivano le vacanze. E puntuale si pone la domanda: porto con me l’agenda in vacanza?

Certo che si!

Non potrei stare senza, perché dentro la mia agenda ho tutte le info di emergenza: codici, password, numeri di documenti, orari ecc. Quindi la mia Moleskine settimanale con notebook rigorosamente insieme al mio Kindle sono sempre nella via valigia delle vacanze-

Se può interessarti in questo post ti racconto come uso la mia moleskine settimanale e in questo ti suggerisco 15 idee da scrivere sull’agenda.

Quindi la mia Moleskine viene con me assolutamente, e poi è talmente leggera e poco ingombrante che posso infilarla in valigia o in borsa senza problemi. Oltretutto è dotata dell’indispensabile per scrivere grazie al miniastuccio completo di penna nera, matita con gommino e penna colorata.

Quindi come usare l’agenda in vacanza?

1: per scrivere un diario di viaggio

Quando la tua vacanza prevede un bel viaggio alla scoperta di un nuovo posto meraviglioso, allora usa la tua agenda per scrivere una sorta di diario di viaggio. Ogni giorno appunta i luoghi che visiti, le sensazioni che ti hanno suscitato. Le cose che hai imparato delle abitudini del luogo, una nuova ricetta che hai assaggiato  o un cibo particolare che ti ha colpito.

Segnati le spese che hai sostenuto per tenere sotto controllo il budget.

Al rientro, nella routine quotidiana, sfogliare queste pagine ti darà un’energia incredibile!!!

Anche se non fai un viaggio particolare, potresti comunque ogni sera scrivere le emozioni della giornata, i buoni propositi per il giorno dopo. E usare queste pagine come una sorta di diario della giornate trascorse in vacanza. Occasione perfetta per sigillare le sensazioni di benessere che una vacanza sa donare.

2: per iniziare una nuova buona abitudine

Il secondo modo che di suggerisco di usare l’agenda in vacanza è per iniziare cose nuove. L’energia della vacanza è un vero e proprio booster per iniziare nuove buone abitudini.

Ad esempio leggere, camminare regolarmente, bere più acqua.

E allora perché non usare l’agenda per tenere traccia di questi nuovi inizi?

Ad esempio se ti proponi di leggere di più potresti scrivere ogni giorno quante pagine hai letto del libro che hai scelto. Il solo fatto di scrivere è uno stimolo a fare di più … provare per credere!!! Poi alla fine della vacanza quando farai il totale delle pagine (o dei libri) letti, sarai veramente felice del risultato e sarai motivata a continuare.

3: usare l’agenda in vacanza per raccogliere le idee

A me succede spesso in vacanza, quando sono completamente rilassata e fuori dal solito contesto, di avere un sacco di idee: contenuti per il mio blog, soluzioni per organizzare meglio uno spazio di casa,  proposte per i il mio capo (il mio lavoro principale è fare la brand manager!!!)

Per non perdere l’attimo creativo dedico sempre una pagina dell’agenda alla raccolta delle idee. In quella pagina scrivo un appunto veloce e poi se proprio l’idea è top la approfondisco su un foglio dedicato. Poi quando rientro dalle vacanze la metto nei “to do”.

4 per prenderti cura di te

Prova a fare ogni giorno della tua vacanza, qualcosa per te stessa. E solo per te stessa.

Prenota un massaggio rilassante. Spalmati una crema speciale. Guarda un film che ti piace tanto. Mangia una coppa di gelato speciale. Goditi una passeggiata in riva al mare al mattino presto. Ascolta una playlist adrenalinica. Fai una lezione di yoga. Compra cibo pronto. Dormi fino a mezzogiorno. Fatti portare la colazione a letto.

Insomma ogni giorno dedica anche solo 5 minuti consapevoli a te stessa.

La tua agenda sarà il tuo promemoria, scrivi sulla tua agenda cosa farai ogni giorno per te, sarà il modo migliore per esserne consapevole e goderti appieno questi momenti dedicati solo a te.  

Io fra le tante cose che ho in programma questa estate c’è quella di fare la prova ad Amazon Unlimited. Durante le vacanze leggo tantissimo quindi approfitterò della prova gratuita per leggere un po’ di titoli del momento.

Guarderò sicuramente The home edit, una serie Tv di Netflix che suggerisce come organizzare gli spazi di casa. Non voglio perdermi su Amazon Prime Video la miniserie che racconta la storia sportiva di Federica Pellegrini

5 per avere tutte le info a disposizione

Senza troppe pretese, potresti portare con te l’agenda in vacanza semplicemente per avere a portata di mano in caso di necessità tutte quelle info che custodisci nella tua agenda.

Anche tu porti l’agenda in vacanza? Raccontami nei commenti come la usi, sono sempre a caccia i idee nuove.


5 modi di usare la Moleskine settimanale con notebook

5 modi di usare la Moleskine settimanale con notebook

La Moleskine settimanale con notebook è decisamente il mio layout di agenda preferito. È un formato estremamente flessibile, comodo e produttivo.

Sei anche tu appassionata di agende?

Io ne comprerei continuamente, ed ho sperimentato veramente tanti tipi, formati e dimensioni di agende fino a quando non ho trovato la (quasi) perfezione nella Moleskine settimanale con notebook.

A questa agenda ho dedicato alcuni post del mio blog, il mio set up, come usarla ecc. in questi post.

Ma ho pensato di condividere con te anche altri modi, oltre a quello classico, di usare questo formato di agenda. Magari potrebbe esserti di ispirazione.

FAMIGLIA & CASA

2 figli, un cane, un lavoro e mille appuntamenti che si devono incastrare. Ti devi ricordare gli orari scolastici gli orari delle attività extrascolastiche, il catechismo, le feste, le partite se fanno sport, l’appuntamento dal dentista o dal pediatra. L’impegno con il compagno di classe per fare una ricerca scolastica.

Tutto moltiplicato per il numero di figli.

E poi c’è il tuo lavoro, i tuoi impegni e scadenze. E la casa? Il giorno del ritiro della differenziata, la scadenza delle bollette o la manutenzione della caldaia.

Se hai una famiglia da organizzare, puoi usare questo formato di agenda proprio per tenere sotto controllo tutte le molteplici attività.

Suddividi lo spazio in colonne le pagine, come in questa foto di esempio. Ogni colonna sarà dedicata ad un componente della famiglia.

Ognuno avrà il suo quadratino da riempire con i vari impegni in modo da avere una visione a colpo d’occhio di tutti gli impegni e capire come organizzare tutto personalmente o affidandoti ad un aiuto esterno. Nel mio caso i preziosissimi nonni!!!

Se sei una persona creativa o ami i colori puoi anche assegnare ad ogni componente della famiglia un colore diverso. Io personalmente preferisco scrivere tutto con un unico colore o a matita così posso cancellare se c’è qualche variazione dell’ultimo minuto. Al massimo evidenzio con un colore gli impegni tassativi o super importanti.

BENESSERE (ad es. WORKOUT, MENU’, UMORE)

Sei un’appassionata di benessere? Vuoi prenderti cura di te stessa?

Potresti impostare le pagine della settimana della tua agenda per monitorare tutte le attività legate al benessere quotidiano. Per prima cosa pensa a quali aspetti vuoi organizzare o monitorare.

Anche in questo caso suddividi lo spazio a disposizione e creati degli spazi specifici.

Nell’esempio che ti riporto c’è:

La colonna del menù: mangiare sano è un aspetto fondamentale per prenderti cura di te. hai mai provato a pianificare il menù? Se non sai da dove partire ti suggerisco di leggere questi post: Buone abitudini: pianificare il menù settimanale

La colonna del workout: fai esercizi a casa? Usi una app o segui un canale youtube?

In questo spazio puoi segnarti gli esercizi che fai o la parte del corpo cui vuoi lavorare. O se corri puoi segnare i km che hai percorso ed il tempo che ci hai impiegato e le calorie bruciate.

La colonna per ricordarsi il mood del giorno, felice, triste, le ore di sonno, il peso ecc.

PIANIFICARE A BLOCCHI

Sei super impegnata? Oppure vuoi tenere separate le attività tra casa e lavoro? Hai 2 lavori?

Puoi suddividere la tua giornata in blocchi, in ogni blocco scriverai le cose da fare o da ricordare o da tracciare.  In questa immagine vedi un esempio di pianificazione a blocchi sviluppata in orizzontale.

La pagina sinistra per la mattina, suddivisa a sua volta in due parti: idealmente una dedicata al “prima di andare al lavoro” e la mattina lavorativa.

La pagina a destra dedicata alle ore di lavoro del pomeriggio e poi il “dopo lavoro”.

Ovviamente puoi suddividere in modo diverso i tuoi blocchi in base alle tue esigenze.

CASA & SOLDI

Un altro modo di usare questo formato di agenda, potrebbe essere quello di monitorare le attività di casa ed economiche. 

Ecco che puoi dedicare uno spazio alle attività di routine da fare ogni giorno e creare una sorta di tracker generale e poi dedicare ogni giorno ad alcune attività specifiche a rotazione. Hai mai sentito parlare del metodo flylady per organizzare le pulizie di casa con il principio di “un po’ al giorno”.

E nello spazio dedicato alle finanze puoi annotare le spese quotidiane magari già suddivise in categorie così ti sarà più facile fare un bilancio di come spendi i tuoi soldi.

GRATITUDINE – JOURNALING – CRESCITA PERSONALE

Gli esperti di crescita personale suggeriscono di fare journaling o scrivere un diario. Altri invitano calorosamente a esprimere giornalmente la propria gratitudine per le cose accadute. Un modo semplice per focalizzarsi sugli aspetti positivi che ci regala ogni giornata.

Io non sono molto esperta, ho provato ad applicare questi concetti dopo avere letto il famosissimo “The Miracle Morning” ed effettivamente ho trovato questi suggerimenti molto utili.

Come usare questo formato di agenda per fare journaling? O praticare la gratitudine? Potresti dedicare la parte a destra proprio per scrivere.

A sinistra gli impegni quotidiani ed una sintetica to do list a destra il diario della giornata. Se ti affascina l’idea di scrivere un diario, ma non sai cosa scrivere ti suggerisco di prendere spunto da questo libro.

Diario della crescita: Dedicati 5 minuti al giorno. Tieni traccia dei tuoi progressi. Impara dai tuoi errori. di Raffaele Gaito

In questo post ti ho suggerito 5 modi di usare l’agenda Moleskine settimanale notebook per condividere le potenzialità ed allo stesso tempo la flessibilità di questo formato di agenda. L’utilizzo ovviamente dipende dallo stile di vita, dalle abitudini, dal periodo.

E tu che formato di agenda utilizzi?


Il mio Set up dell’agenda 2022

Il mio Set up dell’agenda 2022

In questo post voglio raccontarti il mio set up dell’agenda 2022.

Anche quest’anno ho deciso di acquistare un’agenda Moleskine settimanale formato large per la mia organizzazione. Dopo aver provato diversi modelli e formati di agenda, da alcuni anni utilizzo questo modello che ha un formato comodissimo da portare con me in borsa e un layout perfetto per le mie esigenze.

Per il 2022 ho scelto la copertina del colore “ice green”, una tonalità fresca e luminosa che mi mette gioia solo a guardarla. Copertina rigida perché la trovo più comoda e resistente. Ovviamente visione settimanale, perché ho assolutamente bisogno di avere sempre una visione della settimana completa e, come sempre, giorni della settima a sinistra e spazio per la lista dei “to do “ a destra.

A Natale mi hanno regalato un fantastico astuccio da “attaccare” all’agenda, dove posso tenere l’indispensabile da portare sempre con me insieme all’agenda: una matita dello stesso colore della copertina dell’agenda, una semplicissima penna Bic nera, ed una penna Papermate fucsia, perfetta per quelle scritte da tenere in evidenza.

Tengo sempre a portata di mano un righello che mi serve a delimitare le aree delle pagine, dei piccoli memo (ne trovi di bellissimi su Aliexpress) e un paio di segnapagina motivazionali.

Ho scelto di acquistare la versione dell’agenda 18 mesi (luglio 2021 – dicembre 2022), perché ho deciso di usare la parte dei mesi luglio-dicembre 2021 come area appunti e pianificazione del blog. In questo modo non devo portare in borsa un ulteriore taccuino per prendere appunti o per annotarmi le idee. Se non hai questo tipo di esigenza la versione 12 mesi va benissimo!

In questo post voglio condividere con te il set-up della mia agenda 2022 e farti vedere come la uso ogni giorno per raggiungere i miei obiettivi e per gestire le attività e gli impegni quotidiani legati alla mia vita personale e lavorativa. Questa organizzazione è il frutto di anni di utilizzo, anche se ogni anno faccio qualche piccola modifica prendendo spunto anche da altre blogger che trattano l’argomento.

Per prima cosa preferisco una impostazione molto minimal, con pochissime decorazioni e colori. Mi piace uno stile pulito ed ordinato, uso la matita per evitare cancellature, e utilizzo segnapagine ed etichette removibili per le pagine che uso di più. 

Iniziamo il set up dell’agenda 2022: dati personali e affermazioni positive

Come ogni agenda che si rispetti anche la mia si apre con il riepilogo dei miei dati personali: sembra banale ma serve soprattutto per avere sempre a portata di mano i numeri dei documenti e le relative scadenze. Codice fiscale, numero e scadenza della carta d’identità, gruppo sanguigno, recapiti utili. Scrivo anche i codice fiscale dei componenti della famiglia e le relative informazioni sulla carta d’identità perchè così tengo sotto controllo eventuali scadenze, ma soprattutto ho a portata di mano i numeri. In questo periodo di autocertificazioni a me servono continuamente!

Dedico poi una pagina iniziale alle affermazioni positive, ho imparato a scriverle leggendo il libro (che ti consiglio di leggere) The miracle morning . Le leggo generalmente al mattino, mentre faccio colazione, o quando ho bisogno di un po’ di sprint. E’ un modo davvero semplice ed estremamente efficace per essere focalizzata e positiva ogni giorno.

Pagine tematiche del set up dell’agenda 2022

Calendario annuo, visione trimestrale

Questa pagina è fondamentale perché io pianifico a 12 settimane. Quindi in ogni trimestre ho un obiettivo prioritario che sintetizzo in un mantra e in un’azione quotidiana.

Tengo monitorato se faccio quella specifica azione mettendo una crocetta sul giorno del calendario.

Se sei curiosa di conoscere questo sistema di pianificazione ti consiglio di leggere questo post Per raggiungere gli obiettivi inizia a pianificare a 12 settimane

Visione mensile:

La pagina della visione mensile non è una pagina molto nelle mie corde, la uso pochissimo anche perché nel formato di Moleskine che ho scelto c’è il mese in una sola pagina e quindi lo spazio a disposizione è piccolissimo. La uso come tracker quando voglio monitorare una specifica attività. Ad esempio quando periodicamente faccio qualche giorno di detox alimentare, oppure quando seguo qualche programma di allenamento. In questo inizio del 2022 sto tenendo traccia del tempo che dedico alla lettura, ho deciso che devo assolutamente leggere di più!

Pagina dei viaggi:

speriamo di poter tornare presto a viaggiare liberamente, intanto sogno e uso queste pagine per scrivere dei luoghi che vorrei visitare. Anche mete vicine per delle scampagnate fuori porta. Oppure anche qualche esperienza da fare, una gita, un’escursione.

Pagina delle finanze:

molto semplicemente tengo monitorato il saldo banca mensile, idem per il conto investimenti e mi segno giusto se c’è stata qualche spesa importante per capire a distanza di tempo eventuali fluttuazioni del conto corrente. Idem per le entrate.

Pagina del Menù Plan

Pagina in cui redigo un menù di massima che mi serve come linea guida nelle varie settimane del mese.

In alto trovi una distribuzione dei macro alimenti. Per la verità mi occupo solo delle cene per tutta la famiglia mentre il pranzo è pensato solo per me, perchè a pranzo i ragazzi sono a scuola o dai nonni ed io e mio marito siamo in ufficio. Non sono una nutrizionista quindi prendi quanto scritto come mero esempio di organizzazione e sei vuoi approfondire questo tema puoi leggere il post Menu plan, piccolo sforzo, grande risultato! . Nelle prime righe trovi la distribuzione dei macro-alimenti. Le righe successive le uso per scrivere delle idee di piatti da preparare. Ad esempio il lunedì sera di solito si mangia pasta + uova + verdura. Nelle varie settimane questo si traduce in:

  • Prima settimana pasta pomodoro + uova sode + verdura di stagione
  • Seconda settimana pasta pomodoro + frittata con verdura di stagione
  • Terza settimana: pasta pomodoro + uova strapazzate + verdura di stagione
  • Quarta settimana: pasta pomodoro + uova occhio di bue + verdura di stagione

In questo modo il lunedì so che ci sono le uova, ogni settimana cucinate in un modo diverso e abbinate con le verdure di stagione che rendono i piatti più vari. Lo stesso sistema vale per ogni giorno della settimana. È chiaro che è un sistema flessibile, perché se ho degli avanzi non mi attengo rigorosamente al piano previsto, idem se ho delle scorte da finire o se ci sono degli imprevisti o semplicemente se non ho voglia di cucinare. Infatti ogni settimana questo menù di massima lo concretizzo (e scrivo) nella visione settimanale, ma lo vedrai meglio leggendo il post.

Pagina delle ricette da provare

In queste pagine segno qualche idea da provare, magari qualche ricetta (sempre semplice) che ho visto da qualche parte, o qualche idea provata da amici. È bello sperimentare qualcosa ogni tanto anche per una come me che non ama cucinare!

Il cuore del set up dell’agenda 2022: la visione settimanale

Pagina della settimana sinistra:

riporto in alto il mantra trimestrale, per avere sempre e quotidianamente visibile l’obiettivo che mi sono posta per questo trimestre, scrivo anche le azioni che farò in settimana per perseguire questo obiettivo. Ogni giorno è idealmente diviso in 2 parti a sinistra segno gli appuntamenti e le scadenze che hanno un giorno ed un’ora precisi e che riguardano me, a destra segno gli appuntamenti (in genere gli orari degli allenamenti) dei ragazzi. In questo modo ho sempre una visione chiara degli impegni settimanali e di eventuali scadenze. Scrivo anche i giorni di ritiro della raccolta differenziata, che nella mia zona sono a settimane alterne, così non rischio di sbagliarmi!

Pagina della settimana a destra

In alto scrivo le cose di casa di routine periodica. Scrivo solo quello che ho fatto, giusto per ricordarmi. Tipo cambio lenzuola, pulizia del frigo – lavatrice – lavastoviglie, lavaggio tende ecc. insomma quelle faccende che non sono quotidiane. Lo spazio libero invece lo tengo per scrivere il menù della settimana. Adatto lo schema generale che ho ad inizio agenda con i piatti che effettivamente intendo preparare anche in base a quello che ho in frigorifero, in dispensa, ed in base anche agli impegni effettivi della settimana.

Poi spazio alla lista delle cose da fare che non hanno una scadenza precisa, ma che voglio compiere entro la settimana. Man mano che le faccio poi le spunto.

Chiudo il set up dell’agenda con alcune pagine operative

Wish list e lista dei regali.

Ogni volta che mi viene un’idea per una persona a cui solitamente faccio un regalo me lo scrivo in queste pagine, non puoi nemmeno immaginare quanto torni utile questo tipo di soluzione in particolare in occasione del compleanno o di Natale. La mia personale wish list mi serve per quando devo dare qualche suggerimento o per togliermi qualche soddisfazione quanto mi arriva qualche entrata extra.

Libri letti

Mi piace tantissimo leggere, ma in certi periodi mi risulta più difficile, così ogni anno mi impongo di leggere almeno un libro al mese. Tenere traccia mi aiuta ad essere più costante. Sul fondo della pagina tengo sempre un pos-it in cui scrivo i libri che vorrei leggere, oppure se è una sorta di serie, mi scrivo la sequenza di libri da leggere.

Cose da vendere / vendute

Ho l’obiettivo di eliminare il superfluo, sto liberando alcune zone di casa dove nel tempo ho accumulato oggetti che non uso più. I giochi dei figli quando erano piccoli, quadri e suppellettili che non mi piacciono più, vasi, libri ecc. Mi piace l’idea che queste cose trovino nuova vita in altre case, e con il ricavato della vendita di questi oggetti fare qualcosa per la mia casa. La vendita di questi oggetti contribuirà a ristrutturare una zona di casa su cui sto facendo un bel progetto!

Orari utili

L’orario ed i giorni di apertura dell’ecocentro.

Gli orari dei vari medici

I telefoni della scuola dei figli

Insomma questa pagina mi serve per appuntare quei numeri ed orari non di uso quotidiano.

Infine c’è la mitica taschina della Moleskine in cui tengo qualche post-it e una rubrica piccolina dove mi segno le password ed gli username dei siti dove mi registro. Spero a breve di trovare un metodo più efficace per le password, anzi se hai qualche suggerimento scrivimelo nei commenti.

E tu come organizzi la tua agenda?


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Come organizzare la giornata con l’agenda

Come organizzare la giornata con l’agenda

Una giornata … quante volte vorresti avere un’intera giornata per “rimetterti in pari” con tutte le cose che hai da fare?

Dividersi ogni giorno tra lavoro e famiglia diventa una sorta di tetris in cui incastrare molteplici attività. Solo il fatto di doversi ricordare tutto è già un’impresa!!! E poi quel continuo stato di ansia e di paura di dimenticare qualcosa.

Una fatica pazzesca. Puoi resistere un po’ di tempo, forse anche qualche settimana, ma poi la tua testa invoca aiuto. Ed ha ragione! Non siamo dei robot o dei computer ambulanti.

Ma c’è una soluzione … con un po’ di organizzazione possiamo sicuramente gestire tutto al meglio.

L’organizzazione non ti elimina le cose da fare. Quelle dovrai farle inesorabilmente. Ti aiuta a darti un piano, una sequenza di azioni, un criterio per portare avanti tutto, ma con più serenità e sicuramente con più metodo.

È un po’ come quando decidi di fare una torta. Scegli quale fare, trovi la ricetta, controlli se hai tutti gli ingredienti, li prepari tutti sul tavolo da lavoro e poi inizi la preparazione. Di sicuro non inizi a preparare il dolce per poi scoprire nel mentre che lo stai facendo che ti manca la farina …

Organizzare la giornata con l’agenda è un po’ la stessa cosa. Decidi cosa devi fare, dai un timing ad ogni cosa, capisci quali sono le cose più importanti, urgenti e non rimandabili, e inizi. Semplice vero?

Beh forse se fosse così semplice saremmo tutti molto più organizzati. Però si può imparare e allenarsi.

Strumenti per organizzare la giornata con l’agenda

Per prima cosa puoi usare alcuni strumenti fondamentali per pianificare la tua giornata.

#1 un’agenda, un bullet journal

#2 post-it o fogli di carta

#3 creare delle routine

L’agenda penso che sia lo strumento fondamentale e imprescindibile per un buon sistema organizzativo. E assolutamente io suggerisco di usare un’agenda cartacea. In questo blog ho parlato spesso di come usare l’agenda per organizzarsi. Ecco i link ad alcuni articoli che ho scritto e che magari possono interessarti:

La mia moleskine weekly      

Agenda di lavoro: come organizzare la settimana lavorativa   

Come scegliere l’agenda  

Oggi voglio parlarti proprio di come usare l’agenda per organizzare la tua giornata.

Per prima cosa segnati sempre in agenda tutti gli appuntamenti e le scadenze che non puoi spostare.

Calcola quanto tempo ti serve per ognuna di queste attività, in modo da sapere quanto tempo occupi.

Fai un elenco delle cose da fare, la classica “to list”. Se vuoi qualche dritta per scrivere una To do list efficace leggi questo post.

Individua ogni giorno le 3 cose che devi assolutamente portare a termine. Segui la regola del tre di cui ho ampiamente parlato in questo post

Dopo aver portato a termine le attività prioritarie che hai definito, procedi seguendo la lista che hai compilato.

Un consiglio furbo: dividi la giornata in blocchi.

Ogni blocco sarà dedicato ad attività specifiche. Infatti se ci pensi bene concorderai che hai delle attività che ripeti ogni giorno nello stesso intervallo di tempo. Insomma delle routine consolidate che fai senza pensare. Io ad esempio ogni mattina intanto che aspetto che bolla l’acqua del the, svuoto la lavastoviglie oppure stendo la lavatrice che è andata di notte.

Visione settimanale

Oppure parlando dell’area lavorativa, io dedico la prima ora di ogni giorno a leggere e rispondere alle mail.

Pensa ad ogni “blocco” della giornata come ad un piccolo contenitore in cui concentrare le attività funzionali magari al blocco successivo. Ad esempio la sera, dopo cena, dopo aver sistemato la cucina, prepara già sul tavolo il necessario per la colazione del giorno dopo. Un po’ come quando insegni a tuoi figli a prepararsi la cartella la sera prima e non la mattina di corsa prima di uscire, con il rischio di dimenticare qualcosa.

Idealmente i grandi blocchi della giornata potrebbero essere i seguenti:

Dalla sveglia all’arrivo al lavoro.

Personalmente penso che sia il momento più frenetico, ma allo stesso tempo importante della giornata. Crea una routine per questo lasco di tempo, ti aiuterà a iniziare la giornata con il piglio giusto.

La mattina lavorativa:

il ritmo di questo blocco di tempo dipende molto dal tipo di lavoro che fai. Se hai la possibilità di gestire in modo autonomo le attività cerca di concentrare in questo blocco le attività più impegnative. Proprio quelle che richiedono maggiori sforzi mentali. La mattina sei sicuramente più fresca e reattiva.

Pausa pranzo:

questo è un momento fondamentale per ricaricare le energie, quindi non trascurare il pranzo. Se non riesci a tornare a casa preparati una buona “schiscetta”.

Il pomeriggio lavorativo:

super concentrata sul completare la giornata lavorativa. Cerca di lasciare per questo blocco attività più leggere. Probabilmente a questo punto della giornata la pianificazione sarà un po’ variata e qualche imprevisto o urgenza ti avrà distratta. Ri-focalizzati sugli obiettivi della giornata e cerca di portarli a termine entro l’orario di lavoro.

Dalla fine del lavoro alla cena:

finita la giornata lavorativa, puoi riportare la mente sulle attività familiari o personali. Non caricarti di troppi “to do” in questo blocco, lascia magari attività a basso impegno mentale.

Dopo cena fino alla “nanna”:

relax, questa è l’unica parola ammessa per questo blocco ti tempo. Un libro, un film, una serie TV, giocare a carte con i figli … tutto all’insegna del relax … ce lo meritiamo, no?

Questi blocchi di tempo li puoi riportare sulla tua agenda, magari semplicemente usando dei colori diversi per le attività familiari rispetto a quelle lavorative.

Come organizzo la mia giornata con l’agenda.

Per mia scelta ho deciso di tenere separate le attività lavorative da quelle familiari. Quindi dopo varie sperimentazioni per organizzare la mia giornata da qualche anno utilizzo 2 agende. Lo so è un po’ da fissate, ma io mi trovo benissimo. Infatti utilizzo:

una agenda moleskine settimanale medium con notebook per organizzare la mia vita privata. È bellissima, ogni anno scelgo un colore di copertina diverso e per me è davvero insostituibile. E poi qualche volta riesco a trovare qualche occasione su Amazon per acquistarla con qualche euro di sconto che non fa mai male!

una agenda ad anelli A5 Dokibook mint (con refill fatto da me) per organizzare la mia giornata lavorativa. In questo caso ho scelto gli anelli perché mi danno la flessibilità di poter aggiungere e togliere pagine, creare delle sezioni per i progetti. È un po’ pesante da trasportare … ma tanto rimane sempre sulla scrivania!

In entrambe le agende il layout prevede i giorni della settimana a sinistra e lo spazio per le note a destra. Una modalità molto funzionale per me, perché non devo gestire tanti appuntamenti ogni giorno. Inoltre ho delle scadenze flessibili, quindi mi basta segnarmi cosa devo fare entro la settimana. E poi ogni giorno decido a quale attività dare la priorità.

Vantaggi di organizzare la giornata con l’agenda

Usare un’agenda cartacea per organizzare la giornata ha davvero tanti vantaggi.

  • Scrivere aiuta a ricordare meglio le cose.
  • Non dover consultare il cellulare ti evita distrazioni.
  • Sfogliare le pagine è un po’ come vedere trascorrere il tempo.
  • Visualizzi tutto con un colpo d’occhio.
  • È un rituale di pianificazione.
i miei strumenti per pianificare con l’agenda

Per la mia pianificazione oltre alle agende di cui ti ho parlato (Moleskine settimanale e Dokibook A5), io uso:

una matita con gomma, adoro scrivere a matita in modo da poter cancellare senza pasticciare troppo la pagina)

una riga per fare lo schema del menù plan

ogni tanto le penne colorate Papermate Flair per evidenziare qualche attività. In particolare quella rosa per fare “pendant” con la copertina dell’agenda!

E tu ci provi ad organizzare la giornata con l’agenda? Scrivimi nei commenti come ti organizzi!


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Come scegliere l’agenda

Come scegliere l’agenda

Adoro le agende!!! E con questa dichiarazione apro questo post in cui voglio aiutarti a orientarti su come scegliere l’agenda.

Sei vuoi migliorare la tua organizzazione l’agenda è uno strumento fondamentale, ma quale agenda scegliere?

Non esiste una risposta uguale per tutti, quale agenda scegliere dipende dall’uso che ne farai, dove la terrai, cosa ti piace ecc. Un’agenda è una vera e propria alleata nella tua vita quotidiana, ti aiuta ad organizzarti, ti guida passo dopo passo ed è la traccia di un percorso che fai.

Quindi la prima domanda che ti devi porre è: perché uso l’agenda? A cosa mi serve?

Generalmente l’agenda viene usata come calendario, ovvero un luogo dove segnare gli appuntamenti e le scadenze che hanno data e ora precisa. Ad esempio l’appuntamento con il dentista, il colloquio con il professore di matematica di tuo figlio, la data di scadenza della revisione dell’auto ecc. Insomma tutte quelle attività che hanno una precisa collocazione spazio / temporale.

Segnare queste attività ti permette di liberare la mente dal doverle ricordare.

Inoltre segnando in agenda appuntamenti e scadenze potrai capire quanto tempo della tua giornata è impegnato in modo non modificabile. Intorno a queste scadenze infatti gira tutto il resto. Mi spiego meglio, se un certo pomeriggio hai appuntamento dal dentista e sarai impegnata per un paio d’ore, difficilmente potrai inserire altre attività come ad esempio un pomeriggio in compagnia delle amiche!

Ma un’agenda può diventare molto di più di un registratore di appuntamenti! Infatti puoi usarla per scrivere giornalmente le tue riflessioni, appuntarti idee e progetti. Può essere una pagina in cui ogni giorno dare sfogo alla tua creatività.

E da questo presupposto puoi fare la prima scelta: agenda cartacea o digitale?

Pur comprendendo tutti i vantaggi di usare un’agenda digitale, io opto per la soluzione cartacea. E in questo post ti guiderò proprio nella scelta di un’agenda cartacea.

#1 Agenda a brossura o ad anelli?

Scegli un’agenda a brossura, ovvero un’agenda rilegata se usi sostanzialmente la parte di calendario e non hai bisogno di molto altro spazio o sezioni per scrivere. Il vantaggio di questo tipo di agende è che sono molto maneggevoli, occupano meno spazio di un’agenda ad anelli dello stesso formato e quindi sono più leggere. In cartoleria e on line ne trovi davvero tantissime, colorate, di vari formati, di varie qualità. E ogni anno puoi cambiarla, gustando quel pizzico di novità che è sempre molto stimolante.

Le più conosciute sono quelle della Moleskine, ma molto interessante è anche l’azienda Legami (azienda italianissima). Se ami i colori e le scritte motivazionali puoi valutare anche quelle di Mr Wonderful. Ma c’è davvero l’imbarazzo della scelta, basta andare in una cartoleria ben fornita o più semplicemente su Amazon e ne troverai tantissime. Io uso da alcuni anni una meravigliosa Moleskine settimanale formato medium.

Tra le agende a brossura trovi quelle già impostate, con il layout definito e già compilato con le date dell’anno, oppure quelle che pur avendo il layout impostato hanno le date in bianco, le così dette perpetue. In questo modo puoi iniziarle in qualsiasi momento dell’anno.

Le agende ad anelli invece sono molto comode se oltre agli appuntamenti vuoi organizzare altri aspetti della tua vita, le finanze ad esempio, o un progetto, o tieni dei tracker. Sono molto flessibili perché ti permettono di creare delle sezioni adatte alle tue esigenze. Puoi aggiungere, togliere e spostare i fogli di frequente. Insomma è una tipologia di agenda che puoi personalizzare come meglio credi creando un setup adatto proprio alle tue esigenze. È un’agenda che si evolve con te nel tempo.

Le agende ad anelli hanno il vantaggio di avere una copertina molto robusta che dura nel tempo e ogni anno devi solo cambiare i refill del calendario. Tutte le altre sezioni rimangono senza doverle riscrivere sulla nuova agenda. Io ho usato una bellissima Filofax ad anelli per tanti anni e mi sono trovata benissimo.  Poi ho deciso di sostituirla con la mia Moleskine weekly, perché decisamente più leggera e maneggevole. Ma sulla mia scivania dell’ufficio troneggia ancora una meravigliosa dokibook mint ad anelli formato A5.

#2 Scegliere un’agenda piccola, media o grande?

Anche la scelta della dimensione dipende dall’uso che vuoi farne.

Tieni sempre conto che più è grande, più è pesante e quindi se la devi portare sempre con te in borsa forse è meglio un formato più piccolo. Ma se sei una professionista e l’agenda è anche il tuo organizer professionale probabilmente dovrai comunque optare per un formato più grande.

Il mio formato preferito è quello medio, una vera e propria via di mezzo con tutta la leggerezza e maneggevolezza per essere trasportato facilmente in borsa.

#3 Agenda con vista settimanale o giornaliera?

Scegli la vista settimanale se ti piace avere una visione d’insieme degli impegni e scadenze della tua settimana. In un colpo d’occhio puoi renderti conto di quanto è “piena” e quindi di quanto spazio temporale hai ancora libero. Puoi dosare le energie e in caso di nuovi impegni puoi capire meglio dove collocarli.

Un piccolo suggerimento: dividi lo spazio di ogni giorno e dedica ogni area ad una tipologia di impegni.

Io ad esempio divido lo spazio di ogni giorno in tre argomenti: appuntamenti personali, impegni dei figli, menù plan.  È un modo semplice che ho collaudato nel tempo, se sei curiosa di capire meglio come faccio leggi questo post “la mia moleskine weekly”

La vista giornaliera è molto utile se hai tanti impegni durante il giorno oppure se la usi anche per scrivere appunti, riflessioni ecc. Ci sono alcune agende giornaliere che hanno i giorni strutturati permettendo di tracciare … V. Stradivarius ecc.

Che ne pensi? Hai trovato qualche spunto interessante? Fammi sapere nei commenti che agenda usi, mi piace un sacco sapere come si organizzano le altre persone …


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