Usare un’agenda cartacea o digitale? … devi davvero scegliere?

Usare un’agenda cartacea o digitale? … devi davvero scegliere?

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Se sei qui, probabilmente stai navigando nel mare delle opzioni per organizzare la tua vita quotidiana e scegliere se usare un’agenda cartacea o digitale è una delle questioni su cui riflettere.

Sono sicura che anche tu ti sei trovata in momenti in cui hai appuntamenti, scadenze, liste di cose da fare per la casa, per il lavoro, per la famiglia e il tuo capo ti chiede di fermarti per una riunione dell’ultimo minuto. E allora tu attivi il tuo cervello per cercare di ricordarti tutto … sfogli velocemente l’agenda e incroci le dita di non avere il turno di prendere i figli in palestra!!!

Forse la sto facendo un po’ tragica ispirata dal film “Ma come fa a far tutto?” in cui la protagonista Sarah Jessica Parker racconta la storia di una mamma in carriera, impegnata nella difficile arte del destreggiarsi tra figli, lavoro e marito, ricorrendo al magico mondo delle liste.

Anche se non tutte abbiamo una vista così frenetica, sicuramente spesso ci siamo trovate a cercare di capire come fare tutto … e anche di più!

La mia personale soluzione è stata usare un’agenda, in particolare la Moleskine settimanale con notebook. Ho scritto molti post dedicati alle agende ed ho sempre dichiarato che non potrei mai sostituire la mia preziosissima agenda cartacea.

Eppure da qualche mese sto cominciando a rivalutare la mia posizione così netta.

Quale agenda scegliere tra agenda cartacea e digitale?

Entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi e svantaggi, la scelta dipende molto dal tuo stile di vita, dalle preferenze personali e dal modo di gestire il tempo.

A cosa serve un’agenda cartacea o digitale che sia? Partiamo dall’etimologia della parola agenda.

Navigando su google trovo: La parola agenda è un latinismo puro (è il gerundivo del verbo latino àgere, cioè “agire”, “fare”) e letteralmente significa proprio “cose da fare”. Per estensione, il termine è passato poi a indicare il supporto su cui tali “faccende” sono scritte.

Oppure: Taccuino con pagine datate in cui si segnano gli impegni giornalieri: a. tascabile, a. da scrivania; segnare un appuntamento sull’a.; per analogia di funzione, in informatica, a.

Quindi tecnicamente l’agenda serve a scrivere le cose da fare e grazie al fatto che ha le pagine datate permette di inserire anche un preciso riferimento temporale.

Mi spiego meglio.

Sull’agenda scriverai tutte le cose da fare che hanno una specifica data di scadenza, le cose invece che devi fare, ma non hanno una scadenza specifica le scriverai su una to do list. Proprio per questo motivo io ho scelto di usare la Moleskine con notebook perchè mi permette nella pagina bianca di scrivere tutte, ma proprio tutte, le cose da fare nella settimana e poi ogni giorno farle.

Sulla pagina datata scrivo solo gli appuntamenti e tutte le scadenze che hanno una data precisa.

Se vuoi approfondire ti rimando al post: La mia moleskine weekly

Domande che possono aiutarti a scegliere se usare un’agenda cartacea o digitale

Ci sono alcuni aspetti che possono aiutarti a capire quale tipo di agenda è più adatto a te.

Condividi i tuoi appuntamenti / cose da fare con altre persone?

Sia che lavori con un team di persone, sia che vivi in famiglia e devi incastrare i tanti appuntamenti della giornata, l’agenda ti aiuta ad aver chiaro come impegni il tuo tempo, gli spazi che rimangono per te e capire se hai bisogno di aiuto.

Se però i tuoi appuntamenti sono condivisi con altre persone, allora la scelta di un’agenda digitale è quasi obbligatoria.

Al lavoro i tuoi colleghi sapranno i tuoi slot di tempo disponibili per fissare eventuali riunioni o incontri. Sapranno se sei in ufficio o in ferie senza doverti chiamare. E viceversa per te.

Avere un calendario condiviso anche in famiglia è di grande aiuto soprattutto se hai figli.

Io uso Calendar di google, ho il calendario personale e quello dei ragazzi. So sempre i loro impegni scolastici ed extrascolastici e se c’è qualche variazione devono solo aggiornare sul calendario e immediatamente io e mi marito riusciamo ad organizzarci.

Cambi spesso programmi?

Se nel corso della settimana / giornata, ti capita di cambiare spesso i programmi. Riunioni di lavoro spostate, appuntamenti che slittano, orari dei figli non sempre regolari è più facile tenere ordinata un’agenda digitale.

Sei spesso in movimento?

Se ti sposti di frequente, avere un’agenda cartacea è comodo perchè la porti sempre con te, è facile da consultare e veloce da aggiornare. Non risente di eventuali problemi di connessione.

L’agenda digitale è sempre con te. è leggera (il peso del cellulare!) e ti segue facilmente ovunque. Anche se dimentichi la penna puoi scrivere comunque. Devi solo stare attenda ad avere sempre il dispositivo carico.

Quindi in questo caso la scelta è davvero soggettiva.

Usi l’agenda come un “secondo cervello”?

Se l’agenda è il tuo secondo cervello, (vedi il post “Cosa scrivere sull’agenda? 15 idee per la tua organizzazione”) se sull’agenda annoti davvero di tutto e la usi anche con organizer per i tuoi progetti, allora immagino che avrai un’agenda cartacea piuttosto grande e voluminosa. Quindi devi tenerne conto se poi se anche una persona che si sposta spesso, perchè trasportare un’agenda voluminosa è decisamente più impegnativo.

Mettere il tuo secondo cervello in digitale è decisamente più comodo e leggero. In questo secondo caso puoi sfruttare tutta la semplice tecnologia che abbiamo a disposizione sul cellulare (note, drive, to do list ecc) per organizzare queste informazioni e tenere sull’agenda cartacea solo lo stretto necessario.

Ti piace scrivere a mano?

… al piacere di scrivere a mano, di sfogliare ed accarezzare la carta non c’è altra agenda che quella cartacea. Molti studi scientifici inoltre dicono che scrivere a mano aiuta a ricordare meglio le cose.

Conclusioni: e quindi? usare un’agenda cartacea o digitale?

Abbiamo visto che la scelta tra un’agenda cartacea e una digitale è soggettiva e dipende dalle preferenze individuali. Alcune persone trovano utile la flessibilità delle opzioni digitali, mentre altre preferiscono la sensazione tradizionale della carta.

Ma mi domando: è davvero così necessario fare una scelta tra un’agenda cartacea o digitale?

Oppure questi due mondi apparentemente così diversi e con tanti pro e contro reciproci possono convivere sfruttando le potenzialità specifiche dell’uno e dell’altro?

Come ho scritto qualche paragrafo più su, da qualche mese sto rivalutando la possibilità di usare un’agenda digitale in abbinamento a quella cartacea. Dopo qualche settimana di sperimentazione sono arrivata ad un compromesso davvero soddisfacente.

Utilizzo l’agenda digitale, Calendar di Google per tutti gli appuntamenti, scadenze, date da ricordare ecc. Ovvero per tutte quelle attività che hanno un preciso riferimento temporale. Ad esempio le date di compleanno di amici parenti e conoscenti, le scadenze fiscali, gli appuntamenti medici.

Inoltre con google calendar pianifico i blocchi di tempo dedicati alle macro attività quotidiane.

Sulla mia agenda cartacea invece scrivo il dettaglio delle cose da fare della giornata con il principio guida della regola del tre.

Utilizzando la Moleskine settimanale con notebook ho sempre il lato destro per i to do della settimana. Questa lista si popola di giorno in giorno.

Mentre sul lato sinistro scrivo le 3 attività che devo ASSOLUTAMENTE portare a compimento nella giornata. Sono il mio obbligo “morale” da rispettare.

Questo sistema di organizzazione mi permette di avere sempre con me gli impegni e le scadenze tassativi, perchè google calendar è sincronizzato tra telefono, tablet e PC. Quindi se sto facendo una passeggiata e incontro un’amica con la quale voglio organizzare di uscire a cena posso controllare subito la data e l’orario migliore.

Un po’ alla volta, ma di questo te ne parlerò nei prossimi post, sto impostando un “secondo cervello” su Notion seguendo le linee guida del libro di Tiago Forte “Il tuo secondo cervello. Un metodo senza precedenti per organizzare le informazioni e aumentare la tua efficienza

Ti aggiornerò nei prossimi mesi se questo sistema di organizzazione funziona o se dovrò scegliere definitivamente tra agenda cartacea o digitale.

Mi piacerebbe sentire anche le vostre esperienze, scrivetemi nei commenti.



Paola Bertoni

Ciao!

sono Paola, nella vita faccio la mamma, la moglie, la manager e … la blogger!

in questo spazio condivido idee e consigli per organizzare al meglio tempo e spazio. Vuoi sapere qualcosa in più? Continua a leggere

Calendario dell’avvento dell’organizzazione: 24+1 azioni da fare entro Natale

Calendario dell’avvento dell’organizzazione: 24+1 azioni da fare entro Natale

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Perché ho pensato di creare un mio personale calendario dell’avvento dell’organizzazione?

Proprio perché quando arriva il mese di dicembre, comincia la corsa al Natale: regali, addobbi, feste, abbuffate …

Senza contare tutte le scadenze lavorative visto che si chiude anche l’anno!

A me piace molto vivere questo periodo dell’anno, perché mi rende felice vedere luci, colori e le città che si accendono.

Eppure ogni anno mi ritrovo quasi alla vigilia di Natale con un sacco di cose da fare e un po’ di affanno. In modo particolare negli ultimi anni, rimango sempre indietro con gli addobbi della casa. L’anno scorso, ad esempio, abbiamo allestito l’albero di Natale il 24 dicembre!!!

Allora ho pensato di prendere la solita lista che faccio ogni anno e di calendalizzarla in un vero e proprio calendario dell’avvento dell’organizzazione. Ho messo nero su bianco le 24+1 azioni da fare entro Natale.

Oltre a condividere questa lista con voi, sperando che a qualcuno possa essere utile, ho pensato di renderla più carina con  Canva (un programma di grafica molto versatile, gratuito e facilissimo da usare), di stamparla e appenderla sul frigorifero.

Dal 1 dicembre avrò la mia missione quotidiana.

Appendere e rendere visibile la lista ha il doppio vantaggio di averla sotto gli occhi tutti i giorni e di condividerla con la famiglia, quindi quello che non riesco a fare io può benissimo farlo qualche altro membro della famiglia.

La mia lista del calendario dell’avvento dell’organizzazione

  1. Fai la lista delle persone a cui vuoi fare un regalo, sembra banale, ma così non rischi di dimenticare qualcuno. Serve un semplice foglio di carta in cui scrivere: nome destinatario, idea regalo e budget. E soprattutto includi anche te nella lista, dopo tutto questo lavoro per gli altri ti meriti un regalo, giusto?
  2. Allestisci l’albero di Natale / presepe, coinvolgi la famiglia e se hai bimbi piccoli rendili protagonisti di questo momento.
  3. Metti una ghirlanda sulla porta di ingresso, è un segnale di benvenuto anche per chi arriva a casa tua.
  4. Scegli (e acquista) la tua agenda per il 2024, aspettiamo il Natale, ma cominciamo a strizzare l’occhio al nuovo anno. La mia preferita e insostituibile agenda è la Moleskine settimanale con spazio per le note.
  5. Decidi cosa acquistare per ogni persona a cui vuoi fare un regalo, a questo punto bisogna proprio prendere una decisione e chiudere il capitolo regali! Ps. Datti un budget preciso e cerca di rispettarlo.
  6. Scrivi il menù delle feste, in base alle tue tradizioni e organizzati per tempo, io ho risolto che a Natale il menù è più o meno sempre lo stesso … pasticcio, arrosto con verdure, panettone e bollicine! Magari noiso, ma si prepara tutto in anticipo, è collaudato e piace a tutti.
  7. Fai la lista della spesa per il menù delle feste … ti aiuterà a cogliere offerte e promozioni per risparmiare un pochino.
  8. Prepara in anticipo qualche preparazione di base, benedetti surgelatori! Io, se posso, faccio tutto doppio per cucinare il meno possibile nei giorni di festa.
  9. Scrivi un messaggio di auguri da condividere con i tuoi contatti. Si perché poi arriva il giorno di Natale e ti trovi a “riciclare” i messaggi degli altri. Basta poco per personalizzare e rendere unico il tuo augurio di Natale.
  10. Scegli il tuo outfit delle feste. Un pensiero in meno … decidere cosa indossare e magari cogliere l’occasione per acquistare qualcosa di nuovo.
  11. Prepara la playlist delle canzoni di Natale
  12. Inizia un bel libro da leggere. Se ti affascina il tema dell’organizzazione qui trovi “7 libri di organizzazione da leggere assolutamente“.
  13. Fai spazio al nuovo, un po’ di decluttering. Che sia la dispensa, il frigo, il cassetto della cucina o l’armadio, liberati di tutte quelle cose che sono superflue, non è detto che devi buttare, quale occasione migliore del Natale per donare qualcosa a chi ne ha bisogno?
  14. Prenota parrucchiera ed estetista. Quando arrivi sotto date sarà difficilissimo trovare i giorni e gli orari più adatti a te, quindi meglio “portarsi avanti”.
  15. Svuota il portafoglio da scontrini ecc. Ti suggerisco di prenderti una bustina dove riporre tutti gli scontrini che potrebbero servirti come cambio dei regali acquistati. Io li tengo nella tasca finale della mia Moleskine.
  16. Fai una bella passeggiata in mezzo alla natura
  17. Guarda un film insieme alla tua famiglia. Natale è anche e soprattutto famiglia, una serata tutti insieme sul divano o al cinema è una bella occasione per stare insieme.
  18. Riempi la dispensa di dolcetti. Un ospite improvviso, un invito dell’ultimo minuto… è Natale, viziamoci un pochino.
  19. Cucina dei biscottini golosi. Qui trovi una ricetta infallibile, facilissima e super versatile.
  20. Brucia una candela profumata. Io ne ho una meravigliosa di yankee candle che troneggia in centro alla tavola e quando la accendo fa da sola Natale.
  21. Telefona / scrivi alle persone care che non vedi da un po’
  22. Incarta i regali … anche se ti auguro di averlo già fatto …
  23. Shopping dell’ultimo minuto … non siamo mica perfetti!!!
  24. Cambio lenzuola e riordino casa. Cosa c’è di più bello di andare a dormire con lenzuola fresche e profumate e svegliarsi la mattina con la casa in ordine?
  25. Goditi le feste … e fai qualche foto, anno dopo anno è bellissimo rivivere questi momenti.

Spero che questo post ti sia stato utile, e se hai qualche suggerimento di azioni efficaci in preparazione al Natale scrivimi nei commenti.


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Idee per usare l’agenda in vacanza

Idee per usare l’agenda in vacanza

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E finalmente arriva l’estate e, come per miracolo, la tua agenda si svuota!

Finita la scuola dei figli, finite le attività sportive, finito il catechismo e le varie feste di fine anno, sembra davvero di essere in una nuova dimensione. Un po’ più lenta, un po’ più calma, un po’ più tranquilla… almeno dal punto di vista dell’organizzazione familiare.

La tua agenda riflette sicuramente questa nuova dimensione, con pagine più bianche. Molto meno dense di appuntamenti. Molte meno cose da ricordare.

Succede anche a te?

Se riguardo le agende degli ultimi anni vedo che, costantemente, a partire da giugno fino a settembre, è sempre lo stesso film. Sembra l’agenda di un’altra persona. Pagine bianche e interi giorni senza consultarla.

E poi arrivano le vacanze. E puntuale la domanda: porto con me l’agenda in vacanza?

Certo che si!

Non potrei stare senza, perché dentro la mia agenda ho tutte le info di emergenza: codici, password, numeri di documenti, orari ecc. Quindi la mia Moleskine settimanale con notebook rigorosamente insieme al mio Kindle sono sempre nella mia valigia delle vacanze.

Se può interessarti in questo post ti racconto come uso la mia moleskine settimanale e in questo ti suggerisco 15 idee da scrivere sull’agenda.

Quindi la mia Moleskine viene con me assolutamente, e poi è talmente leggera e poco ingombrante che posso infilarla in valigia o in borsa senza problemi. Oltretutto è dotata dell’indispensabile per scrivere grazie al miniastuccio completo di penna nera, matita con gommino e penna colorata.

Quindi come usare l’agenda in vacanza?

1: Puoi usare l’agenda in vacanza per scrivere un diario di viaggio

Quando la tua vacanza prevede un bel viaggio alla scoperta di un nuovo posto meraviglioso, allora usa la tua agenda per scrivere una sorta di diario di viaggio. Ogni giorno appunta i luoghi che visiti, le sensazioni che ti hanno suscitato. Le cose che hai imparato delle abitudini del luogo, una nuova ricetta che hai assaggiato  o un cibo particolare che ti ha colpito.

Oppure segnati le spese che sostieni per tenere sotto controllo il budget.

Al rientro, nella routine quotidiana, sfogliare queste pagine ti darà un’energia incredibile!!!

Anche se non fai un viaggio particolare, potresti comunque ogni sera scrivere le emozioni della giornata e i buoni propositi per il giorno dopo. E usare queste pagine come una sorta di diario della giornate trascorse in vacanza. Occasione perfetta per sigillare le sensazioni di benessere che una vacanza sa donare.

2: Sfruttare l’agenda in vacanza per iniziare e tracciare una nuova buona abitudine

Il secondo modo che di suggerisco di usare l’agenda in vacanza è per iniziare cose nuove. L’energia della vacanza è un vero e proprio booster per iniziare nuove buone abitudini.

Ad esempio leggere, camminare regolarmente, bere più acqua.

E allora perché non usare l’agenda per tenere traccia di questi nuovi inizi?

Supponiamo che il tuo obiettivo sia abituarti a di leggere di più, potresti scrivere ogni giorno quante pagine hai letto del libro che hai scelto. Puoi porti una sfida giornaliera del numero di pagine da leggere e annotare sulle pagine della tua agenda il consuntivo.

Stesso meccanismo se il tuo obiettivo è di camminare di più, o qualsiasi altra buona abitudine che vuoi iniziare.

Il solo fatto di scrivere è uno stimolo a fare di più … provare per credere!!! Poi alla fine della vacanza quando farai il totale delle pagine (o dei libri) letti, sarai veramente felice del risultato e sarai motivata a continuare.

3: Utilizzare l’agenda in vacanza per raccogliere le idee

A me succede spesso in vacanza, quando sono completamente rilassata e fuori dal solito contesto, di avere un sacco di idee: contenuti per il mio blog, soluzioni per organizzare meglio uno spazio di casa,  proposte per il mio capo (il mio lavoro principale è fare la brand manager!!!)

Per non perdere l’attimo creativo dedico sempre una pagina dell’agenda alla raccolta delle idee. In quella pagina scrivo un appunto veloce e poi se proprio l’idea è top la approfondisco su un foglio dedicato. Poi quando rientro dalle vacanze metto l’idea nella lista dei “to do”.

4 Impiegare l’agenda in vacanza per prenderti cura di te

Prova a fare ogni giorno della tua vacanza, qualcosa per te stessa. E solo per te stessa.

Prenota un massaggio rilassante. Spalmati una crema speciale. Guarda un film che ti piace tanto. Mangia una coppa di gelato speciale. Goditi una passeggiata in riva al mare al mattino presto. Ascolta una playlist adrenalinica. Fai una lezione di yoga. Compra cibo pronto. Dormi fino a mezzogiorno. Fatti portare la colazione a letto.

Insomma ogni giorno dedica anche solo 5 minuti consapevoli a te stessa.

La tua agenda sarà il tuo promemoria, scrivi sulla tua agenda cosa farai ogni giorno per te, sarà il modo migliore per esserne consapevole e goderti appieno questi momenti dedicati solo a te.  

Io fra le tante cose che ho in programma questa estate c’è quella di fare la prova ad Amazon Unlimited. Durante le vacanze leggo tantissimo quindi approfitterò della prova gratuita per leggere un po’ di titoli del momento.

Guarderò sicuramente The home edit, una serie Tv di Netflix che suggerisce come organizzare gli spazi di casa. Non voglio perdermi su Amazon Prime Video la miniserie che racconta la storia sportiva di Federica Pellegrini

5 Porta l’agenda in vacanza per avere tutte le info a disposizione

Senza troppe pretese, potresti portare con te l’agenda in vacanza semplicemente per avere a portata di mano in caso di necessità tutte quelle info che custodisci nella tua agenda.

Anche tu porti l’agenda in vacanza? Raccontami nei commenti come la usi, sono sempre a caccia i idee nuove.


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Paola Bertoni

Ciao!

sono Paola, nella vita faccio la mamma, la moglie, la manager e … la blogger!

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I miei strumenti di organizzazione personale

I miei strumenti di organizzazione personale

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Sono una donna, mamma, moglie, figlia, sorella, manager e, da poco, anche blogger … insomma ho una vita piena di impegni, scadenze, cose da fare, progetti e sono sempre alla ricerca di tempo libero per … non fare niente!!! Barcamenarsi tra tutto questo non è semplice.

Ci sono stati periodi in cui avevo post-it dappertutto, avevo foglietti attaccati ovunque per ricordarmi le cose, mi auto mandavo messaggi vocali o impostavo le sveglie per ricordarmi le cose.

Poi c’è stato il periodo in cui ho provato ad organizzarmi con le app digitali, ne avevo una per gestire la lista della spesa, una per le liste, una per gli appuntamenti, quella per il menù, per la palestra, il ciclo …, bellissime, ma…

… per ogni cosa dovevo aprire una app diversa, e spesso mi dimenticavo di registrare. Per non parlare degli aggiornamenti delle app, la perdita, ogni tanto, dei dati e il cellulare senza più memoria. Quindi mi sono trovata con l’organizzazione ancora più complessa e la vita più complicata.

E allora mi sono fermata ed ho fatto la prima cosa da fare in ogni situazione di confusione …eliminare ciò che non serve veramente, analizzare quello che rimane e … SEMPLIFICARE.

Ho eliminato tutte (quasi) le app dal telefono.

Ho considerato infatti che io adoro la carta e che non potrei mai rinunciare a scrivere su una bella agenda. In questo modo ho scelto già una strada: il digitale non fa per me. Mi sono concentrata sugli strumenti cartacei.

La seconda cosa che ho eliminato sono stati tutti i quaderni tematici: quaderno del fitness, quaderno del menù settimanale, quaderno delle idee, quaderno dei progetti, quaderno delle finanze ecc.

Consultare ogni volta un quaderno diverso oltre che occupare tanto spazio, richiede anche tanto impegno per la manutenzione e l’aggiornamento.

Detto che per tutto ciò che riguarda il mio lavoro ho un sistema di organizzazione molto simile a quello personale in termini di strumenti, in questo post voglio focalizzarmi solo sugli strumenti di organizzazione personale che utilizzo nella quotidianità.

Quando parlo di organizzazione personale, mi riferisco a tutto ciò che ha a che fare con la famiglia, la casa,  gli hobby, gli impegni personali, la salute e le finanze.

Il mio obiettivo? Avere tutto sotto controllo senza impazzire!

  • voglio avere sott’occhio molto chiaramente gli impegni e le scadenze e quindi mi serve un calendario.
  • Voglio poter fare una lista “to do” in cui periodicamente segnare tutte le cose da fare.
  • Desidero uno spazio completamente libero in cui scrivere al volo appunti, note, idee ecc da riportare poi meticolosamente nell’agenda (nella parte impegni o note).

Andiamo sul pratico?

I miei strumenti di organizzazione personale sono questi 3:

#1 agenda Moleskine settimanale con notebook formato large.

Della mia adorata Moleskine ne ho ampiamente parlato in altri post che ti linko qui sotto in fondo al post. È il mio supporto quotidiano. La mia svuotatesta. Lo strumento che preferisco in assoluto e di cui non potrei mai fare a meno.

In pochissimo spazio ho tutto quello che mi serve giornalmente: scadenze, impegni miei e della famiglia, menù plan, codici e numeri di documenti, ricorrenze ecc.

Ho scelto un formato comodo da portare sempre con me, il formato large, che è circa 10cm * 20 cm.

La mattina la infilo in borsa e so che mi accompagna per tutta la giornata.

Da qualche anno acquisto la versione 18 mesi che da luglio così posso utilizzare le pagine delle settimane che vanno da luglio a dicembre come pagine di appunti e note senza dovermi portare altri quadernetti con me… altro piccolo trucchetto per avere meno cose.

Alla domanda “è possibile organizzare la settimana in 2 facciate  di agenda?” io ti rispondo: “assolutamente si”. Basta usare lo strumento giusto. E nel mio caso è la Moleskine con questa particolare vista. Se ti ho incuriosito vai al post con il set up dell’agenda.

#2 Il mio secondo strumento di organizzazione personale è: Home binder.

Ho scoperto questo strumento di organizzazione dalla famosissima Flylady e l’ho fatto mio, subito.

In pratica è un raccoglitore dove tengo tutte le informazioni che riguardano la casa. Dalla semplice raccolta degli scontrini per il 730, o le bollette da pagare, fino ad arrivare ai documenti medici.

Il mio home binder  è un semplicissimo quaderno ad anelli formato  A4 in cui inserisco delle cartelle trasparenti con i buchi)

Ho digitalizzato tutte le bollette, quindi, rispetto a qualche anno fa, sono riuscita a passare ad un raccoglitore meno ingombrante che tengo a portata di mano sulla mensola della cucina. Devo avere solo l’accortezza di smistare la posta e gli scontrini man mano che arrivano nelle cartelline dedicate (e non è così scontato!)

Se ti piace l’idea di utilizzare un home binder e vuoi saperne di più ti suggerisco questo post dove ne ho parlato in modo decisamente più approfondito.

#3 Computer e telefono ovvero la parte digitale dell’organizzazione personale.

Il computer ed il telefono sono il “lato tecnologico”. Mi servono ovviamente per la posta elettronica, la banca, i registri elettronici dei figli, le bollette ecc.

Qualche app per la spesa on line, da anni ormai preferisco questo metodo per fare la spesa perché risparmio un sacco di tempo e soprattutto un sacco di soldi.

Link ed app di Amazon dove tengo la mia wish list, la lista dei preferiti, delle idee ecc.

Sia il desktop del pc, sia quello del telefono sono organizzati in cartelle tematiche in modo da avere l’accesso alle informazioni più comodo e funzionale, ma cerco di non esagerare e periodicamente faccio un po’ di decluttering digitale.

E tu che strumenti utilizzi per la tua organizzazione personale?


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in questo spazio condivido idee e consigli per organizzare al meglio tempo e spazio. Vuoi sapere qualcosa in più? Continua a leggere

5 modi di usare la Moleskine settimanale con notebook

5 modi di usare la Moleskine settimanale con notebook

La Moleskine settimanale con notebook è decisamente il mio layout di agenda preferito. È un formato estremamente flessibile, comodo e produttivo.

Sei anche tu appassionata di agende?

Io ne comprerei continuamente, ed ho sperimentato veramente tanti tipi, formati e dimensioni di agende fino a quando non ho trovato la (quasi) perfezione nella Moleskine settimanale con notebook.

A questa agenda ho dedicato alcuni post del mio blog, il mio set up, come usarla ecc. in questi post.

Ma ho pensato di condividere con te anche altri modi, oltre a quello classico, di usare questo formato di agenda. Magari potrebbe esserti di ispirazione.

FAMIGLIA & CASA

2 figli, un cane, un lavoro e mille appuntamenti che si devono incastrare. Ti devi ricordare gli orari scolastici gli orari delle attività extrascolastiche, il catechismo, le feste, le partite se fanno sport, l’appuntamento dal dentista o dal pediatra. L’impegno con il compagno di classe per fare una ricerca scolastica.

Tutto moltiplicato per il numero di figli.

E poi c’è il tuo lavoro, i tuoi impegni e scadenze. E la casa? Il giorno del ritiro della differenziata, la scadenza delle bollette o la manutenzione della caldaia.

Se hai una famiglia da organizzare, puoi usare questo formato di agenda proprio per tenere sotto controllo tutte le molteplici attività.

Suddividi lo spazio in colonne le pagine, come in questa foto di esempio. Ogni colonna sarà dedicata ad un componente della famiglia.

Ognuno avrà il suo quadratino da riempire con i vari impegni in modo da avere una visione a colpo d’occhio di tutti gli impegni e capire come organizzare tutto personalmente o affidandoti ad un aiuto esterno. Nel mio caso i preziosissimi nonni!!!

Se sei una persona creativa o ami i colori puoi anche assegnare ad ogni componente della famiglia un colore diverso. Io personalmente preferisco scrivere tutto con un unico colore o a matita così posso cancellare se c’è qualche variazione dell’ultimo minuto. Al massimo evidenzio con un colore gli impegni tassativi o super importanti.

BENESSERE (ad es. WORKOUT, MENU’, UMORE)

Sei un’appassionata di benessere? Vuoi prenderti cura di te stessa?

Potresti impostare le pagine della settimana della tua agenda per monitorare tutte le attività legate al benessere quotidiano. Per prima cosa pensa a quali aspetti vuoi organizzare o monitorare.

Anche in questo caso suddividi lo spazio a disposizione e creati degli spazi specifici.

Nell’esempio che ti riporto c’è:

La colonna del menù: mangiare sano è un aspetto fondamentale per prenderti cura di te. hai mai provato a pianificare il menù? Se non sai da dove partire ti suggerisco di leggere questi post: Buone abitudini: pianificare il menù settimanale

La colonna del workout: fai esercizi a casa? Usi una app o segui un canale youtube?

In questo spazio puoi segnarti gli esercizi che fai o la parte del corpo cui vuoi lavorare. O se corri puoi segnare i km che hai percorso ed il tempo che ci hai impiegato e le calorie bruciate.

La colonna per ricordarsi il mood del giorno, felice, triste, le ore di sonno, il peso ecc.

PIANIFICARE A BLOCCHI

Sei super impegnata? Oppure vuoi tenere separate le attività tra casa e lavoro? Hai 2 lavori?

Puoi suddividere la tua giornata in blocchi, in ogni blocco scriverai le cose da fare o da ricordare o da tracciare.  In questa immagine vedi un esempio di pianificazione a blocchi sviluppata in orizzontale.

La pagina sinistra per la mattina, suddivisa a sua volta in due parti: idealmente una dedicata al “prima di andare al lavoro” e la mattina lavorativa.

La pagina a destra dedicata alle ore di lavoro del pomeriggio e poi il “dopo lavoro”.

Ovviamente puoi suddividere in modo diverso i tuoi blocchi in base alle tue esigenze.

CASA & SOLDI

Un altro modo di usare questo formato di agenda, potrebbe essere quello di monitorare le attività di casa ed economiche. 

Ecco che puoi dedicare uno spazio alle attività di routine da fare ogni giorno e creare una sorta di tracker generale e poi dedicare ogni giorno ad alcune attività specifiche a rotazione. Hai mai sentito parlare del metodo flylady per organizzare le pulizie di casa con il principio di “un po’ al giorno”.

E nello spazio dedicato alle finanze puoi annotare le spese quotidiane magari già suddivise in categorie così ti sarà più facile fare un bilancio di come spendi i tuoi soldi.

GRATITUDINE – JOURNALING – CRESCITA PERSONALE

Gli esperti di crescita personale suggeriscono di fare journaling o scrivere un diario. Altri invitano calorosamente a esprimere giornalmente la propria gratitudine per le cose accadute. Un modo semplice per focalizzarsi sugli aspetti positivi che ci regala ogni giornata.

Io non sono molto esperta, ho provato ad applicare questi concetti dopo avere letto il famosissimo “The Miracle Morning” ed effettivamente ho trovato questi suggerimenti molto utili.

Come usare questo formato di agenda per fare journaling? O praticare la gratitudine? Potresti dedicare la parte a destra proprio per scrivere.

A sinistra gli impegni quotidiani ed una sintetica to do list a destra il diario della giornata. Se ti affascina l’idea di scrivere un diario, ma non sai cosa scrivere ti suggerisco di prendere spunto da questo libro.

Diario della crescita: Dedicati 5 minuti al giorno. Tieni traccia dei tuoi progressi. Impara dai tuoi errori. di Raffaele Gaito

In questo post ti ho suggerito 5 modi di usare l’agenda Moleskine settimanale notebook per condividere le potenzialità ed allo stesso tempo la flessibilità di questo formato di agenda. L’utilizzo ovviamente dipende dallo stile di vita, dalle abitudini, dal periodo.

E tu che formato di agenda utilizzi?


Il mio Set up dell’agenda 2022

Il mio Set up dell’agenda 2022

In questo post voglio raccontarti il mio set up dell’agenda 2022.

Anche quest’anno ho deciso di acquistare un’agenda Moleskine settimanale formato large per la mia organizzazione. Dopo aver provato diversi modelli e formati di agenda, da alcuni anni utilizzo questo modello che ha un formato comodissimo da portare con me in borsa e un layout perfetto per le mie esigenze.

Per il 2022 ho scelto la copertina del colore “ice green”, una tonalità fresca e luminosa che mi mette gioia solo a guardarla. Copertina rigida perché la trovo più comoda e resistente. Ovviamente visione settimanale, perché ho assolutamente bisogno di avere sempre una visione della settimana completa e, come sempre, giorni della settima a sinistra e spazio per la lista dei “to do “ a destra.

A Natale mi hanno regalato un fantastico astuccio da “attaccare” all’agenda, dove posso tenere l’indispensabile da portare sempre con me insieme all’agenda: una matita dello stesso colore della copertina dell’agenda, una semplicissima penna Bic nera, ed una penna Papermate fucsia, perfetta per quelle scritte da tenere in evidenza.

Tengo sempre a portata di mano un righello che mi serve a delimitare le aree delle pagine, dei piccoli memo (ne trovi di bellissimi su Aliexpress) e un paio di segnapagina motivazionali.

Ho scelto di acquistare la versione dell’agenda 18 mesi (luglio 2021 – dicembre 2022), perché ho deciso di usare la parte dei mesi luglio-dicembre 2021 come area appunti e pianificazione del blog. In questo modo non devo portare in borsa un ulteriore taccuino per prendere appunti o per annotarmi le idee. Se non hai questo tipo di esigenza la versione 12 mesi va benissimo!

In questo post voglio condividere con te il set-up della mia agenda 2022 e farti vedere come la uso ogni giorno per raggiungere i miei obiettivi e per gestire le attività e gli impegni quotidiani legati alla mia vita personale e lavorativa. Questa organizzazione è il frutto di anni di utilizzo, anche se ogni anno faccio qualche piccola modifica prendendo spunto anche da altre blogger che trattano l’argomento.

Per prima cosa preferisco una impostazione molto minimal, con pochissime decorazioni e colori. Mi piace uno stile pulito ed ordinato, uso la matita per evitare cancellature, e utilizzo segnapagine ed etichette removibili per le pagine che uso di più. 

Iniziamo il set up dell’agenda 2022: dati personali e affermazioni positive

Come ogni agenda che si rispetti anche la mia si apre con il riepilogo dei miei dati personali: sembra banale ma serve soprattutto per avere sempre a portata di mano i numeri dei documenti e le relative scadenze. Codice fiscale, numero e scadenza della carta d’identità, gruppo sanguigno, recapiti utili. Scrivo anche i codice fiscale dei componenti della famiglia e le relative informazioni sulla carta d’identità perchè così tengo sotto controllo eventuali scadenze, ma soprattutto ho a portata di mano i numeri. In questo periodo di autocertificazioni a me servono continuamente!

Dedico poi una pagina iniziale alle affermazioni positive, ho imparato a scriverle leggendo il libro (che ti consiglio di leggere) The miracle morning . Le leggo generalmente al mattino, mentre faccio colazione, o quando ho bisogno di un po’ di sprint. E’ un modo davvero semplice ed estremamente efficace per essere focalizzata e positiva ogni giorno.

Pagine tematiche del set up dell’agenda 2022

Calendario annuo, visione trimestrale

Questa pagina è fondamentale perché io pianifico a 12 settimane. Quindi in ogni trimestre ho un obiettivo prioritario che sintetizzo in un mantra e in un’azione quotidiana.

Tengo monitorato se faccio quella specifica azione mettendo una crocetta sul giorno del calendario.

Se sei curiosa di conoscere questo sistema di pianificazione ti consiglio di leggere questo post Per raggiungere gli obiettivi inizia a pianificare a 12 settimane

Visione mensile:

La pagina della visione mensile non è una pagina molto nelle mie corde, la uso pochissimo anche perché nel formato di Moleskine che ho scelto c’è il mese in una sola pagina e quindi lo spazio a disposizione è piccolissimo. La uso come tracker quando voglio monitorare una specifica attività. Ad esempio quando periodicamente faccio qualche giorno di detox alimentare, oppure quando seguo qualche programma di allenamento. In questo inizio del 2022 sto tenendo traccia del tempo che dedico alla lettura, ho deciso che devo assolutamente leggere di più!

Pagina dei viaggi:

speriamo di poter tornare presto a viaggiare liberamente, intanto sogno e uso queste pagine per scrivere dei luoghi che vorrei visitare. Anche mete vicine per delle scampagnate fuori porta. Oppure anche qualche esperienza da fare, una gita, un’escursione.

Pagina delle finanze:

molto semplicemente tengo monitorato il saldo banca mensile, idem per il conto investimenti e mi segno giusto se c’è stata qualche spesa importante per capire a distanza di tempo eventuali fluttuazioni del conto corrente. Idem per le entrate.

Pagina del Menù Plan

Pagina in cui redigo un menù di massima che mi serve come linea guida nelle varie settimane del mese.

In alto trovi una distribuzione dei macro alimenti. Per la verità mi occupo solo delle cene per tutta la famiglia mentre il pranzo è pensato solo per me, perchè a pranzo i ragazzi sono a scuola o dai nonni ed io e mio marito siamo in ufficio. Non sono una nutrizionista quindi prendi quanto scritto come mero esempio di organizzazione e sei vuoi approfondire questo tema puoi leggere il post Menu plan, piccolo sforzo, grande risultato! . Nelle prime righe trovi la distribuzione dei macro-alimenti. Le righe successive le uso per scrivere delle idee di piatti da preparare. Ad esempio il lunedì sera di solito si mangia pasta + uova + verdura. Nelle varie settimane questo si traduce in:

  • Prima settimana pasta pomodoro + uova sode + verdura di stagione
  • Seconda settimana pasta pomodoro + frittata con verdura di stagione
  • Terza settimana: pasta pomodoro + uova strapazzate + verdura di stagione
  • Quarta settimana: pasta pomodoro + uova occhio di bue + verdura di stagione

In questo modo il lunedì so che ci sono le uova, ogni settimana cucinate in un modo diverso e abbinate con le verdure di stagione che rendono i piatti più vari. Lo stesso sistema vale per ogni giorno della settimana. È chiaro che è un sistema flessibile, perché se ho degli avanzi non mi attengo rigorosamente al piano previsto, idem se ho delle scorte da finire o se ci sono degli imprevisti o semplicemente se non ho voglia di cucinare. Infatti ogni settimana questo menù di massima lo concretizzo (e scrivo) nella visione settimanale, ma lo vedrai meglio leggendo il post.

Pagina delle ricette da provare

In queste pagine segno qualche idea da provare, magari qualche ricetta (sempre semplice) che ho visto da qualche parte, o qualche idea provata da amici. È bello sperimentare qualcosa ogni tanto anche per una come me che non ama cucinare!

Il cuore del set up dell’agenda 2022: la visione settimanale

Pagina della settimana sinistra:

riporto in alto il mantra trimestrale, per avere sempre e quotidianamente visibile l’obiettivo che mi sono posta per questo trimestre, scrivo anche le azioni che farò in settimana per perseguire questo obiettivo. Ogni giorno è idealmente diviso in 2 parti a sinistra segno gli appuntamenti e le scadenze che hanno un giorno ed un’ora precisi e che riguardano me, a destra segno gli appuntamenti (in genere gli orari degli allenamenti) dei ragazzi. In questo modo ho sempre una visione chiara degli impegni settimanali e di eventuali scadenze. Scrivo anche i giorni di ritiro della raccolta differenziata, che nella mia zona sono a settimane alterne, così non rischio di sbagliarmi!

Pagina della settimana a destra

In alto scrivo le cose di casa di routine periodica. Scrivo solo quello che ho fatto, giusto per ricordarmi. Tipo cambio lenzuola, pulizia del frigo – lavatrice – lavastoviglie, lavaggio tende ecc. insomma quelle faccende che non sono quotidiane. Lo spazio libero invece lo tengo per scrivere il menù della settimana. Adatto lo schema generale che ho ad inizio agenda con i piatti che effettivamente intendo preparare anche in base a quello che ho in frigorifero, in dispensa, ed in base anche agli impegni effettivi della settimana.

Poi spazio alla lista delle cose da fare che non hanno una scadenza precisa, ma che voglio compiere entro la settimana. Man mano che le faccio poi le spunto.

Chiudo il set up dell’agenda con alcune pagine operative

Wish list e lista dei regali.

Ogni volta che mi viene un’idea per una persona a cui solitamente faccio un regalo me lo scrivo in queste pagine, non puoi nemmeno immaginare quanto torni utile questo tipo di soluzione in particolare in occasione del compleanno o di Natale. La mia personale wish list mi serve per quando devo dare qualche suggerimento o per togliermi qualche soddisfazione quanto mi arriva qualche entrata extra.

Libri letti

Mi piace tantissimo leggere, ma in certi periodi mi risulta più difficile, così ogni anno mi impongo di leggere almeno un libro al mese. Tenere traccia mi aiuta ad essere più costante. Sul fondo della pagina tengo sempre un pos-it in cui scrivo i libri che vorrei leggere, oppure se è una sorta di serie, mi scrivo la sequenza di libri da leggere.

Cose da vendere / vendute

Ho l’obiettivo di eliminare il superfluo, sto liberando alcune zone di casa dove nel tempo ho accumulato oggetti che non uso più. I giochi dei figli quando erano piccoli, quadri e suppellettili che non mi piacciono più, vasi, libri ecc. Mi piace l’idea che queste cose trovino nuova vita in altre case, e con il ricavato della vendita di questi oggetti fare qualcosa per la mia casa. La vendita di questi oggetti contribuirà a ristrutturare una zona di casa su cui sto facendo un bel progetto!

Orari utili

L’orario ed i giorni di apertura dell’ecocentro.

Gli orari dei vari medici

I telefoni della scuola dei figli

Insomma questa pagina mi serve per appuntare quei numeri ed orari non di uso quotidiano.

Infine c’è la mitica taschina della Moleskine in cui tengo qualche post-it e una rubrica piccolina dove mi segno le password ed gli username dei siti dove mi registro. Spero a breve di trovare un metodo più efficace per le password, anzi se hai qualche suggerimento scrivimelo nei commenti.

E tu come organizzi la tua agenda?


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