Come organizzare la giornata con l’agenda

Come organizzare la giornata con l’agenda

Una giornata … quante volte vorresti avere un’intera giornata per “rimetterti in pari” con tutte le cose che hai da fare?

Dividersi ogni giorno tra lavoro e famiglia diventa una sorta di tetris in cui incastrare molteplici attività. Solo il fatto di doversi ricordare tutto è già un’impresa!!! E poi quel continuo stato di ansia e di paura di dimenticare qualcosa.

Una fatica pazzesca. Puoi resistere un po’ di tempo, forse anche qualche settimana, ma poi la tua testa invoca aiuto. Ed ha ragione! Non siamo dei robot o dei computer ambulanti.

Ma c’è una soluzione … con un po’ di organizzazione possiamo sicuramente gestire tutto al meglio.

L’organizzazione non ti elimina le cose da fare. Quelle dovrai farle inesorabilmente. Ti aiuta a darti un piano, una sequenza di azioni, un criterio per portare avanti tutto, ma con più serenità e sicuramente con più metodo.

È un po’ come quando decidi di fare una torta. Scegli quale fare, trovi la ricetta, controlli se hai tutti gli ingredienti, li prepari tutti sul tavolo da lavoro e poi inizi la preparazione. Di sicuro non inizi a preparare il dolce per poi scoprire nel mentre che lo stai facendo che ti manca la farina …

Organizzare la giornata con l’agenda è un po’ la stessa cosa. Decidi cosa devi fare, dai un timing ad ogni cosa, capisci quali sono le cose più importanti, urgenti e non rimandabili, e inizi. Semplice vero?

Beh forse se fosse così semplice saremmo tutti molto più organizzati. Però si può imparare e allenarsi.

Strumenti per organizzare la giornata con l’agenda

Per prima cosa puoi usare alcuni strumenti fondamentali per pianificare la tua giornata.

#1 un’agenda, un bullet journal

#2 post-it o fogli di carta

#3 creare delle routine

L’agenda penso che sia lo strumento fondamentale e imprescindibile per un buon sistema organizzativo. E assolutamente io suggerisco di usare un’agenda cartacea. In questo blog ho parlato spesso di come usare l’agenda per organizzarsi. Ecco i link ad alcuni articoli che ho scritto e che magari possono interessarti:

La mia moleskine weekly      

Agenda di lavoro: come organizzare la settimana lavorativa   

Come scegliere l’agenda  

Oggi voglio parlarti proprio di come usare l’agenda per organizzare la tua giornata.

Per prima cosa segnati sempre in agenda tutti gli appuntamenti e le scadenze che non puoi spostare.

Calcola quanto tempo ti serve per ognuna di queste attività, in modo da sapere quanto tempo occupi.

Fai un elenco delle cose da fare, la classica “to list”. Se vuoi qualche dritta per scrivere una To do list efficace leggi questo post.

Individua ogni giorno le 3 cose che devi assolutamente portare a termine. Segui la regola del tre di cui ho ampiamente parlato in questo post

Dopo aver portato a termine le attività prioritarie che hai definito, procedi seguendo la lista che hai compilato.

Un consiglio furbo: dividi la giornata in blocchi.

Ogni blocco sarà dedicato ad attività specifiche. Infatti se ci pensi bene concorderai che hai delle attività che ripeti ogni giorno nello stesso intervallo di tempo. Insomma delle routine consolidate che fai senza pensare. Io ad esempio ogni mattina intanto che aspetto che bolla l’acqua del the, svuoto la lavastoviglie oppure stendo la lavatrice che è andata di notte.

Visione settimanale

Oppure parlando dell’area lavorativa, io dedico la prima ora di ogni giorno a leggere e rispondere alle mail.

Pensa ad ogni “blocco” della giornata come ad un piccolo contenitore in cui concentrare le attività funzionali magari al blocco successivo. Ad esempio la sera, dopo cena, dopo aver sistemato la cucina, prepara già sul tavolo il necessario per la colazione del giorno dopo. Un po’ come quando insegni a tuoi figli a prepararsi la cartella la sera prima e non la mattina di corsa prima di uscire, con il rischio di dimenticare qualcosa.

Idealmente i grandi blocchi della giornata potrebbero essere i seguenti:

Dalla sveglia all’arrivo al lavoro.

Personalmente penso che sia il momento più frenetico, ma allo stesso tempo importante della giornata. Crea una routine per questo lasco di tempo, ti aiuterà a iniziare la giornata con il piglio giusto.

La mattina lavorativa:

il ritmo di questo blocco di tempo dipende molto dal tipo di lavoro che fai. Se hai la possibilità di gestire in modo autonomo le attività cerca di concentrare in questo blocco le attività più impegnative. Proprio quelle che richiedono maggiori sforzi mentali. La mattina sei sicuramente più fresca e reattiva.

Pausa pranzo:

questo è un momento fondamentale per ricaricare le energie, quindi non trascurare il pranzo. Se non riesci a tornare a casa preparati una buona “schiscetta”.

Il pomeriggio lavorativo:

super concentrata sul completare la giornata lavorativa. Cerca di lasciare per questo blocco attività più leggere. Probabilmente a questo punto della giornata la pianificazione sarà un po’ variata e qualche imprevisto o urgenza ti avrà distratta. Ri-focalizzati sugli obiettivi della giornata e cerca di portarli a termine entro l’orario di lavoro.

Dalla fine del lavoro alla cena:

finita la giornata lavorativa, puoi riportare la mente sulle attività familiari o personali. Non caricarti di troppi “to do” in questo blocco, lascia magari attività a basso impegno mentale.

Dopo cena fino alla “nanna”:

relax, questa è l’unica parola ammessa per questo blocco ti tempo. Un libro, un film, una serie TV, giocare a carte con i figli … tutto all’insegna del relax … ce lo meritiamo, no?

Questi blocchi di tempo li puoi riportare sulla tua agenda, magari semplicemente usando dei colori diversi per le attività familiari rispetto a quelle lavorative.

Come organizzo la mia giornata con l’agenda.

Per mia scelta ho deciso di tenere separate le attività lavorative da quelle familiari. Quindi dopo varie sperimentazioni per organizzare la mia giornata da qualche anno utilizzo 2 agende. Lo so è un po’ da fissate, ma io mi trovo benissimo. Infatti utilizzo:

una agenda moleskine settimanale medium con notebook per organizzare la mia vita privata. È bellissima, ogni anno scelgo un colore di copertina diverso e per me è davvero insostituibile. E poi qualche volta riesco a trovare qualche occasione su Amazon per acquistarla con qualche euro di sconto che non fa mai male!

una agenda ad anelli A5 Dokibook mint (con refill fatto da me) per organizzare la mia giornata lavorativa. In questo caso ho scelto gli anelli perché mi danno la flessibilità di poter aggiungere e togliere pagine, creare delle sezioni per i progetti. È un po’ pesante da trasportare … ma tanto rimane sempre sulla scrivania!

In entrambe le agende il layout prevede i giorni della settimana a sinistra e lo spazio per le note a destra. Una modalità molto funzionale per me, perché non devo gestire tanti appuntamenti ogni giorno. Inoltre ho delle scadenze flessibili, quindi mi basta segnarmi cosa devo fare entro la settimana. E poi ogni giorno decido a quale attività dare la priorità.

Vantaggi di organizzare la giornata con l’agenda

Usare un’agenda cartacea per organizzare la giornata ha davvero tanti vantaggi.

  • Scrivere aiuta a ricordare meglio le cose.
  • Non dover consultare il cellulare ti evita distrazioni.
  • Sfogliare le pagine è un po’ come vedere trascorrere il tempo.
  • Visualizzi tutto con un colpo d’occhio.
  • È un rituale di pianificazione.
i miei strumenti per pianificare con l’agenda

Per la mia pianificazione oltre alle agende di cui ti ho parlato (Moleskine settimanale e Dokibook A5), io uso:

una matita con gomma, adoro scrivere a matita in modo da poter cancellare senza pasticciare troppo la pagina)

una riga per fare lo schema del menù plan

ogni tanto le penne colorate Papermate Flair per evidenziare qualche attività. In particolare quella rosa per fare “pendant” con la copertina dell’agenda!

E tu ci provi ad organizzare la giornata con l’agenda? Scrivimi nei commenti come ti organizzi!


Potrebbero interessarti anche:

Come scegliere l’agenda

Come scegliere l’agenda

Adoro le agende!!! E con questa dichiarazione apro questo post in cui voglio aiutarti a orientarti su come scegliere l’agenda.

Sei vuoi migliorare la tua organizzazione l’agenda è uno strumento fondamentale, ma quale agenda scegliere?

Non esiste una risposta uguale per tutti, quale agenda scegliere dipende dall’uso che ne farai, dove la terrai, cosa ti piace ecc. Un’agenda è una vera e propria alleata nella tua vita quotidiana, ti aiuta ad organizzarti, ti guida passo dopo passo ed è la traccia di un percorso che fai.

Quindi la prima domanda che ti devi porre è: perché uso l’agenda? A cosa mi serve?

Generalmente l’agenda viene usata come calendario, ovvero un luogo dove segnare gli appuntamenti e le scadenze che hanno data e ora precisa. Ad esempio l’appuntamento con il dentista, il colloquio con il professore di matematica di tuo figlio, la data di scadenza della revisione dell’auto ecc. Insomma tutte quelle attività che hanno una precisa collocazione spazio / temporale.

Segnare queste attività ti permette di liberare la mente dal doverle ricordare.

Inoltre segnando in agenda appuntamenti e scadenze potrai capire quanto tempo della tua giornata è impegnato in modo non modificabile. Intorno a queste scadenze infatti gira tutto il resto. Mi spiego meglio, se un certo pomeriggio hai appuntamento dal dentista e sarai impegnata per un paio d’ore, difficilmente potrai inserire altre attività come ad esempio un pomeriggio in compagnia delle amiche!

Ma un’agenda può diventare molto di più di un registratore di appuntamenti! Infatti puoi usarla per scrivere giornalmente le tue riflessioni, appuntarti idee e progetti. Può essere una pagina in cui ogni giorno dare sfogo alla tua creatività.

E da questo presupposto puoi fare la prima scelta: agenda cartacea o digitale?

Pur comprendendo tutti i vantaggi di usare un’agenda digitale, io opto per la soluzione cartacea. E in questo post ti guiderò proprio nella scelta di un’agenda cartacea.

#1 Agenda a brossura o ad anelli?

Scegli un’agenda a brossura, ovvero un’agenda rilegata se usi sostanzialmente la parte di calendario e non hai bisogno di molto altro spazio o sezioni per scrivere. Il vantaggio di questo tipo di agende è che sono molto maneggevoli, occupano meno spazio di un’agenda ad anelli dello stesso formato e quindi sono più leggere. In cartoleria e on line ne trovi davvero tantissime, colorate, di vari formati, di varie qualità. E ogni anno puoi cambiarla, gustando quel pizzico di novità che è sempre molto stimolante.

Le più conosciute sono quelle della Moleskine, ma molto interessante è anche l’azienda Legami (azienda italianissima). Se ami i colori e le scritte motivazionali puoi valutare anche quelle di Mr Wonderful. Ma c’è davvero l’imbarazzo della scelta, basta andare in una cartoleria ben fornita o più semplicemente su Amazon e ne troverai tantissime. Io uso da alcuni anni una meravigliosa Moleskine settimanale formato medium.

Tra le agende a brossura trovi quelle già impostate, con il layout definito e già compilato con le date dell’anno, oppure quelle che pur avendo il layout impostato hanno le date in bianco, le così dette perpetue. In questo modo puoi iniziarle in qualsiasi momento dell’anno.

Le agende ad anelli invece sono molto comode se oltre agli appuntamenti vuoi organizzare altri aspetti della tua vita, le finanze ad esempio, o un progetto, o tieni dei tracker. Sono molto flessibili perché ti permettono di creare delle sezioni adatte alle tue esigenze. Puoi aggiungere, togliere e spostare i fogli di frequente. Insomma è una tipologia di agenda che puoi personalizzare come meglio credi creando un setup adatto proprio alle tue esigenze. È un’agenda che si evolve con te nel tempo.

Le agende ad anelli hanno il vantaggio di avere una copertina molto robusta che dura nel tempo e ogni anno devi solo cambiare i refill del calendario. Tutte le altre sezioni rimangono senza doverle riscrivere sulla nuova agenda. Io ho usato una bellissima Filofax ad anelli per tanti anni e mi sono trovata benissimo.  Poi ho deciso di sostituirla con la mia Moleskine weekly, perché decisamente più leggera e maneggevole. Ma sulla mia scivania dell’ufficio troneggia ancora una meravigliosa dokibook mint ad anelli formato A5.

#2 Scegliere un’agenda piccola, media o grande?

Anche la scelta della dimensione dipende dall’uso che vuoi farne.

Tieni sempre conto che più è grande, più è pesante e quindi se la devi portare sempre con te in borsa forse è meglio un formato più piccolo. Ma se sei una professionista e l’agenda è anche il tuo organizer professionale probabilmente dovrai comunque optare per un formato più grande.

Il mio formato preferito è quello medio, una vera e propria via di mezzo con tutta la leggerezza e maneggevolezza per essere trasportato facilmente in borsa.

#3 Agenda con vista settimanale o giornaliera?

Scegli la vista settimanale se ti piace avere una visione d’insieme degli impegni e scadenze della tua settimana. In un colpo d’occhio puoi renderti conto di quanto è “piena” e quindi di quanto spazio temporale hai ancora libero. Puoi dosare le energie e in caso di nuovi impegni puoi capire meglio dove collocarli.

Un piccolo suggerimento: dividi lo spazio di ogni giorno e dedica ogni area ad una tipologia di impegni.

Io ad esempio divido lo spazio di ogni giorno in tre argomenti: appuntamenti personali, impegni dei figli, menù plan.  È un modo semplice che ho collaudato nel tempo, se sei curiosa di capire meglio come faccio leggi questo post “la mia moleskine weekly”

La vista giornaliera è molto utile se hai tanti impegni durante il giorno oppure se la usi anche per scrivere appunti, riflessioni ecc. Ci sono alcune agende giornaliere che hanno i giorni strutturati permettendo di tracciare … V. Stradivarius ecc.

Che ne pensi? Hai trovato qualche spunto interessante? Fammi sapere nei commenti che agenda usi, mi piace un sacco sapere come si organizzano le altre persone …


Se ti è piaciuto questo post potrebbero interessarti anche questi:

Agenda di lavoro: come organizzare la settimana lavorativa

Agenda di lavoro: come organizzare la settimana lavorativa

Una buona abitudine per riuscire a gestire al meglio tutte le attività lavorative, riunioni, appuntamenti, scadenze, progetti ecc. è fissare nero su bianco tutto quanto e prendersi qualche minuto ogni giorno per decidere le priorità.

Pur usando abitualmente un’agenda personale, la moleskine settimanale di cui ti ho parlato in questo post, ho anche un’agenda di lavoro, dedicata esclusivamente all’organizzazione della mia attività lavorativa. Diciamo che io sono un po’ fissata con l’organizzazione e con le agende, per cui ho trovato il modo di riuscire ad usarne due!!!

Ma perché usare un’agenda di lavoro?

Sicuramente il primo importante motivo è per organizzare le attività, le scadenze e gli impegni in modo strutturato e consapevole. A questo scopo puoi usare:

un’agenda cartacea e quindi sfruttare le infinite possibilità che ci sono sul mercato: rilegata o ad anelli, vista giornaliera o settimanale.

oppure puoi optare per un’agenda digitale: anche qui le scelte sono davvero tantissime, la più famosa è sicuramente  Google Calendar, ma ci sono davvero tantissime app da provare.

Non entro nel merito di quale agenda scegliere, perché dipende davvero da tantissimi fattori. Diciamo che un primo criterio di scelta molto basico potrebbe essere: devi condividere la tua agenda con altre persone? (familiari o colleghi?) allora opta per il digitale è decisamente più facile sincronizzare e condividere. 

Io non posso fare a meno di uno strumento cartaceo perché scrivere mi aiuta a ricordare meglio. E poi adoro sfogliare le pagine, scriverle, e vedere il tempo che passa attraverso le pagine della mia agenda.

Sulla mia scrivania, appoggiata su un leggio, “troneggia” una meravigliosa una dokibook mint ad anelli, rigorosamente con vista settimanale. Quest’anno ho deciso di realizzare  le pagine usando quelle di un quaderno che avevo a disposizione.

Parte alta della pagina dell’agenda:

In questa area ci sono i dati di calendario e lo spazio per fissare gli obiettivi della settimana. Generalmente ti consiglio di usare la regola del tre (di cui ho parlato in questo post) e quindi di pensare bene a quali sono le 3 cose veramente importanti che vuoi portare a compimento quella particolare settimana e scriverle. Sicuramente le attività da fare sono molte di più, ma non preoccuparti, hai una intera pagina per tutto il resto!

Sempre nella parte alta, ma sulla destra, ho dedicato uno spazio agli obiettivi numerici. Io mi occupo di marketing e vendite per cui tengo sempre sotto controllo il budget e il consuntivo della settimana. E poi se ho attivato qualche promozione, ne monitoro l’inizio, la fine e l’andamento.

Parte sinistra dell’agenda di lavoro:

Qui ci sono i giorni della settimana idealmente divisi in 2 parti:

  • appuntamenti e impegni
  • priorità della giornata.

Il lunedì mattina, appena arrivo in ufficio, la prima cosa che faccio è fissare i macro obiettivi della settimana che scrivo appunto nella parta alta a sinistra, poi procedo aggiungendo nei giorni della settimana tutti gli appuntamenti, riunioni o scadenze con una data e orario certi.

In questo modo capisco il carico degli impegni giornalieri e poi posso distribuire bene il carico delle altre attività.

Per completezza mi segno anche con un colore diverso se ho degli impegni familiari in modo da evitare accavallamenti.

L’altra metà della giornata la uso per scrivere le 3 priorità della giornata. Ritengo importantissimo avere ben chiaro su cosa concentrarsi ogni giorno. È un metodo che aumenta tantissimo la produttività e la consapevolezza. A questo scopo ti suggerisco di usare la regola del tre di cui ho ampiamente parlato dell’ultimo post e che è un metodo davvero semplicissimo per essere organizzati.

Parte destra dell’agenda di lavoro:

In questo spazio della visione settimanale puoi scrivere tutte quelle attività che devi fare nella settimana che non hanno una scadenza precisa per cui è indifferente che vengano fatte un giorno piuttosto che un altro. Le potrai aggiungere man mano. È una vera e propria To do list della settimana.   

Ti ho fatto vedere come organizzo la mia settimana lavorativa con l’agenda e spero che avrai trovato qualche spunto interessante, se ti va scrivimi nei commenti cosa ne pensi.

Post che potrebbero interessarti

Il calendario: strumento fondamentale per essere organizzati

Il calendario: strumento fondamentale per essere organizzati

Se sei alla ricerca di qualche dritta per diventare più organizzata, il calendario è sicuramente uno strumento fondamentale. Verosimilmente  è il primo strumento che dovresti imparare ad usare nella tua quotidianità.

Probabilmente sei già abituata ad usarlo in modo inconsapevole.

Prova a pensare a cosa facciamo tutti a cavallo tra un anno e l’altro. Guardiamo il calendario per vedere come cadono le festività dell’anno successivo, per controllare se ci saranno ponti da sfruttare per qualche week end fuori porta (pandemia permettendo), oppure per verificare in che giorno cade il compleanno! Ecco stiamo già iniziando a farci un’idea generale dell’anno e ad abbozzare la pianificazione di qualche attività.

Ma cos’è un calendario?

Per definizione il calendario è un sistema convenzionale di suddivisione del tempo.

Che sia un calendario da appendere, un’agenda o un’app digitale, il calendario è quindi uno strumento fondamentale per organizzare le attività nel tempo. Devi solo stare attenta a usarlo correttamente. Infatti molto spesso si usa il calendario per segnare un mix di cose da fare e scadenze, per cui si rischia di fare un po’ di confusione.

Sul calendario scrivi solo le scadenze precise, quelle cioè che hanno una precisa data non prorogabile.

Infatti il calendario serve per segnare quelle scadenze o impegni con un preciso riferimento temporale, che quindi devono essere eseguiti entro una certa data. Invece tutte quelle attività che possono essere fatte un giorno oppure un altro indifferentemente andrebbero segnate in una to do list, magari assegnando loro un codice per definirne la priorità.

Cosa scrivere quindi sul calendario?

#1 appuntamenti: visite mediche, telefonate da fare, appuntamenti di lavoro, orario degli allenamenti ecc.

#2 scadenze: pagamenti, abbonamenti, dead line, rate, ecc

#3 ricorrenze: compleanni, anniversari, festività, ecc

#4 eventi: giornate di ferie, meeting, riunioni ecc.

Perché è così importante come strumento di organizzazione?

Il calendario è lo strumento da cui partire per pianificare le attività. Infatti se avrai segnato tutte le tue scadenze e impegni con il criterio che abbiamo visto sopra, ovvero solo quelli che hanno un preciso riferimento temporale, con un solo colpo d’occhio riuscirai a capire quanto è satura la tua giornata e quindi quante altre attività potrai aggiungere. Ad esempio se hai già pianificato la visita dal dentista che ti impegnerà un paio di ore al pomeriggio, e magari alle 17 dovrai andare a prendere tua figlia in palestra, difficilmente riuscirai ad inserire anche una riunione con il tuo capo per parlare dell’aumento di stipendio!!! Scherzi a parte, avere idea delle attività già pianificate e inderogabili ti permette di organizzare il resto degli impegni e delle attività da fare di conseguenza, senza crearti eccessive aspettative e quindi stress.

Quale strumento scegliere?

Il calendario è uno strumento per scandire il tempo, potrai scegliere quindi un’agenda, un calendario da appendere o da tavolo a seconda della funzione che intendi massimizzare o dal tipo di persona sei.

Se sei spesso fuori casa sicuramente è più comodo avere un’agenda da portare con te, se invece ai bisogno di condividere le attività con la tua famiglia forse un calendario appeso al muro della cucina è la soluzione migliore.

Inoltre se sei una persona poco organizzata ti suggerisco di iniziare con un semplice calendario abbinato ad un quaderno per le To do list, un’agenda visto lo spazio a disposizione potrebbe indurti a scrivere anche attività tipiche delle to do list e crearti confusione.

Se invece sei già abbastanza organizzata affidati pure ad un’agenda con la consapevolezza di distinguere le attività da calendario e quelle da to do list. Io uso una meravigliosa Moleskine Weekly, di cui ti ho parlato proprio in questo post, che ha il vantaggio di avere lo spazio “calendario” sulla sinistra in cui scrivere tutti gli impegni improrogabili e sulla destra lo spazio per la to do list. In questo modo ho tutto a portata di mano in un unico strumento.

L’altro dilemma è cartaceo o digitale?

Anche qui dipende molto dall’attitudine, è indiscutibile che il digitale ha dei vantaggi davvero eccezionali come la possibilità di condividere i calendari con altre persone e poterli avere sempre con te grazie al cellulare. Inoltre con le app tipo google calendar hai delle funzioni veramente comode. Per cui se sei una digital addict affidati sicuramente a queste soluzioni.

D’altra parte scrivere su carta aiuta a ricordare meglio le cose e in alcuni casi è più comodo (immagina di essere al telefono per prendere appuntamento dalla parrucchiera e dover guardare contemporaneamente il cellulare) … e poi vogliamo parlare del fascino di una bella agenda da scrivere con una altrettanto meravigliosa penna ???

Quindi, per concludere, ricordati di scegliere lo strumento che più si adatta alle tue esigenze e non farti problemi a provare soluzioni diverse. La cosa importante è di avere sempre chiaro quali sono gli impegni e attività che hanno un preciso riferimento temporale e quelle e solo quelle andrebbero segnate sul calendario. Per tutto il resto affidati alle to do list!

Che ne pensi? E tu che strumento usi per la tua organizzazione?


Se ti è piaciuto questo post, potrebbero interessarti anche:

To do list efficace: come crearne una in pochi step

To do list efficace: come crearne una in pochi step

Scrivere libera la mente! Creare una to do list efficace è il modo più semplice per liberare spazio mentale e sentirsi meglio.

Quando ti trovi in una di quelle giornate dove si accumulano mille cose da fare, al lavoro sembra che nessuno possa stare senza di te, a casa regna il caos e devi star dietro a tutte gli impegni dei tuoi figli, niente panico! Fermati, respira e … compila una lista!

Una lista, o meglio una to do list, è uno strumento davvero potente per mettere ordine ai tuoi pensieri e a tutte le attività che devi fare (o che vuoi fare).

Io sono una fanatica delle to do list, ne faccio continuamente, mi è capitato di scriverne ovunque. Le to do list sono davvero potenti e liberatorie.

Ma compilare una to do list efficace non è così scontato. Il rischio è di scrivere una lista infinita, magari anche un po’ confusionaria e poi trovarti a guardarla ancora più in affanno di prima perché ti sembra di soffocare nelle cose da fare.

E allora come cominciare? Inizia così:

#1 Cosa scrivere in una to do list efficace

Scrivi tutto, ma proprio tutto! Dicevamo appunto che scrivere libera la mente, quindi metti nero su bianco tutte le cose da fare, così non dovrai più doverle ricordare. Troverai tutto sulla tua lista e il tuo cervello ringrazierà, una fatica in meno!

Non limitarti a scrivere una parola, ma usa un verbo, ti indurrà all’azione. Ad esempio non è sufficiente scrivere nella lista “libro”, piuttosto scrivi, “acquista libro il potere delle liste su Amazon con buono sconto”.

In questo modo risparmi al cervello la fatica di dover ricordare il titolo del libro, dove l’avevi visto, che vantaggio avevi nell’acquisto ecc. Può sembrare banale, ma capisci quanto alleggerisci i tuoi pensieri?

Quindi, ricapitolando, scrivi tutto con un’azione specifica.

#2 Come organizzare la tua to do list efficace

Il secondo aspetto da tenere conto è come organizzare la tua to do list in modo che sia efficace e facile da utilizzare, ma anche flessibile. Il modo più semplice è suddividere gli ambiti o le categorie in cui le diverse attività sono rilevanti (ad esempio: personale, lavoro, casa, famiglia ecc). E, se necessario, suddividi questi ambiti in sottocategorie più specifiche (ad esempio suddividi la categoria lavoro in: progetto 1, progetto 2 ecc.).

Questa organizzazione ti consente di leggere la lista più facilmente e di comprenderne anche l’impatto sul tuo tempo.

Io ad esempio utilizzo 2 grandi categorie che sono

  • PERSONALE in cui scrivo tutte le cose da fare relative all’ambito personale, della famiglia e delle attività domestiche, ad esempio rinnovare la patente, lavare le tende, fare il cambio stagione ecc.
  • LAVORO in questa categoria invece scrivo tutti i to do legati strettamente alla mia professione. Ad esempio chiamare il cliente x/y, fare piano incentivi clienti, definire budget progetto ecc.

Seguendo questo sistema ti sarà molto più facile avere una to do list efficace perché tutte le attività descritte avranno uno scopo coerente.

Puoi fare un passettino in più assegnando a ciascuna attività della lista una priorità, semplicemente con un color code o con codice tipo ABC in modo da sapere su cosa devi concentrarti prima di tutto, perché urgente o importante.

Perfetto, la tua to list comincia a prendere una forma veramente efficace, hai scritto tutto suddividendo le attività in categorie funzionali ed hai assegnato loro una priorità.

#3 Decidi quali strumenti usare

Fino a questo punto abbiamo capito quanto sia utile scrivere tutto, suddividendolo in ambiti funzionali, con la definizione delle priorità, ma dove scrivere? Ci sono tante app e strumenti digitali che ti permettono di compilare la tua to do list, come ad esempio —- . Ma quale scegliere? Dipende moltissimo dalle tue attitudini.

Usare uno strumento digitale ha il vantaggio di essere sempre con te, di poterlo consultare e aggiornare in qualsiasi momento, di condividerlo con altri. E probabilmente alcune liste è giusto che siano digitali soprattutto quelle che condividi con colleghi o con i familiari.

Ma io da inguaribile romantica, non riesco a rinunciare a carta e penna. Intanto scrivere a mano aiuta a memorizzare meglio l’attività da fare. E poi la soddisfazione di tirare una riga sulle attività completate e vedere la mia lista che piano piano si spunta durante la giornata per me oltre ad essere impagabile, è davvero motivante. Non sopporto di finire la giornata con la casellina non spuntata e questo mi sprona a concentrarmi e andare avanti!

#4 Agisci!

Che tu abbia optato per la carta o il digitale, la cosa fondamentale è agire! Adesso hai un metodo molto semplice per semplificare i tuoi pensieri ed aumentare la tua produttività. Con po’ di allenamento le to list ti aiuteranno a migliorare la tua produttività … e la tua serenità!

Come ho creato il mio sistema di to do list effciaci?

Io adoro le liste, le agende, i quaderni, le penne e la cancelleria in generale, ma anche la semplicità e l’efficienza, per cui dopo anni di tentativi ho messo a punto il mio personale metodo di organizzazione proprio sfruttando il potere delle to do list.

Ho un’agenda personale, una moleskine con vista settimanale a sinistra e pagina libera a destra. Questa struttura mi permette di scrivere tutti gli impegni e scadenze fisse nella parte calendario e di elencare  invece tutti i To do nella pagina libera. In questo post ti racconto come uso la mia Moleskine Weekly.

Lo stesso sistema lo utilizzo anche nell’agenda del lavoro. A sinistra, nel calendario, scrivo le scadenze e gli appuntamenti definiti per il giorno preciso, mentre a destra nella pagina libera elenco tutte le attività da fare durante la settimana. Poi ho una sezione dell’agenda dove tengo un elenco di tutti i progetti e le macro attività da portare avanti ed ogni settimana, in base alle priorità decido su quale focalizzarmi. Ma di come organizzo l’agenda del lavoro te ne parlerò in un altro post tra qualche settimana.

Questo per me è un sistema semplice, collaudato e super flessibile.

E tu come hai una to do list?


Se ti è piaciuto questo post, potrebbero interessarti anche questi:

Home binder per organizzare e gestire le attività di casa

Home binder per organizzare e gestire le attività di casa

Hai mai sentito parlare di home binder? L’home binder è un raccoglitore (quadernone, planner ….) organizzato in sezioni per gestire al meglio le attività di casa.

È un raccoglitore, un vero e proprio raccoglitore, dove tieni a portata di mano tutte le informazioni che possono servirti nella vita quotidiana e le rendi disponibili anche agli altri componenti della tua famiglia.

C’è stato un periodo della mia vita professionale in cui ero fuori casa un paio di giorni alla settimana, avevo i bambini piccoli (meno di 8 anni) e quindi mi trovavo spesso a dover dare informazioni a mio marito o ai nonni. Informazioni banali tipo il numero del pediatra, gli orari di ricevimento degli insegnanti o delle attività sportive, i numeri degli altri genitori ecc. E così mi sono ispirata ad alcune professional organizer, blogger e youtuber che in rete hanno condiviso il loro metodo di organizzazione. Con questa ispirazione ha preso vita il mio personalissimo home binder.

Sono decisamente pratica e poco “artista”, per cui, sebbene adoro ispirarmi alle immagini del WEB, uso (o riciclo) materiali che ho già in casa, come vecchi quaderni ad anelli e fogli trasparenti. La cosa importante è che l’home binder deve essere estremamente funzionale e pratico.

L’home binder è uno strumento per semplificare l’accesso alle informazioni e condividerle facilmente con gli altri membri della famiglia, in particolare il marito!!!

Questo è il mio raccoglitore, formato A4 con anelli apribili di medie dimensioni. Ho scelto questo formato perché è il più comune per cui è facilissimo trovare sia i fogli che le buste trasparenti. Inoltre la dimensione degli anelli mi consente di tenere tanti fogli ma non così tanti da essere troppi e non capire più niente. E quindi ogni 3/6 mesi procedo con il decluttering di quello che non serve o con l’archivio se ci sono documenti per cui è necessario (es. contratti, istruzioni ecc.).

Il mio home binder si apre con un indice che è una semplice lista del contenuto del raccoglitore che aggiorno se aggiungo o tolgo qualcosa, in modo che non serve andare troppo a scartabellare per vedere se c’è quello che mi serve.

Come usare l’home binder, alcune idee.

Raccolta documenti per dichiarazione dei redditi

Per raccogliere tutti gli scontrini / ricevute che servono per il 730 uso una semplice busta trasparente etichettata (un banalissimo post-it) con l’anno di riferimento. È utile mettere l’anno perché così quando sei a cavallo di un anno sull’altro non mischi i documenti e non devi prenderli in mano due volte.  Quando arriva il giorno che devi compilare o portare i documenti al caf o commercialista hai già tutto a portata di mano organizzato in una semplicissima e trasportabilissima busta.

Raccolta buoni sconto, coupon, tessere fedeltà, raccolte bollini ecc.

Capita spesso che a fronte di un acquisto ti diano un buono sconto spendibile per un acquisto successivo. Se la promozione mi interessa, per evitare di tenere tutto nel portafoglio e poi dimenticarmi clamorosamente, metto il buono o i bollini, o la scheda nel mio home binder in una semplicissima busta trasparente e poi mi segno sull’agenda il termine per usarlo.

Scontrini che servono da garanzia, cambio articolo ecc.

Anche in questo caso infilo lo scontrino o la ricevuta o la fattura in una busta dedicata, magari evidenziando la data. Quando poi faccio la revisione del contenuto della busta butto tutti gli scontrini che fanno riferimento a garanzie scadute e continuo a tenere gli altri. È un modo davvero semplice ma molto efficace.

Pin, Puk e password e scadenza dei vincoli contrattuali dei cellulari della famiglia.

È un foglio molto semplice in cui ti suggerisco di scrivere le informazioni essenziali relative ai contratti telefonici. Molto utile in particolare se hai figli dotati di cellulare, o quando vuoi cambiare operatore telefonico.

Password relative al registro elettronico.

Hai presente quando ci sono gli aggiornamenti delle app e quando la apri devi inserire nuovamente la password? O quando il tuo PC non va e ti colleghi da qualche altra postazione? In questo caso avere un posto dove tieni archiviate queste informazioni è davvero utile per evitare di perdere un sacco di tempo.

Nomi dei professionisti per le emergenze

Idraulico, pittore, elettricita, giardiniere, caldaista, tutto fare. Al momento dell’emergenza chi si ricorda il nome del professionista che ti aveva aiutato magari quache anno fa? E vai a ritrovare i contatti sul cellulare, certo, ma io nel mio home binder tengo anche l’ultimo preventivo o l’ultima fattura che mi ha fatto così ho un parametro per vautare il nuovo preventivo.

Routine e ceck list

Un’altra sezione sono le routine o le ceck list di casa. Se hai qualcuno che ti aiuta con i lavori domestici puoi preparare una ceck list da condividere in modo da indirizzare i lavori, soprattutto quelli che non sono di routine, tipo i lampadari, le tende, i tappeti ecc.

Ricapitolando la struttura dell’home binder è davvero semplice e deve essere uno strumento che sia comodo per le tue esigenze. A me serve come fosse quasi uno “svuotatasche organizzato”. Se poi sei una creativa o una estetica puoi personalizzarlo, come meglio preferisci, l’importante è che non perdi di vista l’obiettivo fondamentale che è quello di permetterti di trovare facilmente le informazioni che cerchi.

Home binder: meglio digitale o cartaceo?

Ci sono parti che ha senso digitalizzare, altre che invece necessitano di una componente “fisica”. Ti consiglio di organizzare tutto quello che puoi formato digitale e salvarlo in una cartella di google drive (o di dropbox o di qualcunque app usi come spazio di archiviazione elettronica. Manitieni nel raccoglitore solo per quello che ti serve cartaceo in originale (es i buoni sconto). Dipende molto dalla tua attitudine. Io sono appassionata di cancelleria, quindi mi piace molto avere un raccoglitore, e poi trovo molto semplice il sistema delle buste per riporre i documenti in modo organizzato. Poi quando ho tempo o voglia scannerrizzo e passo tutto in digitale.

E tu hai mai provato ad organizzare un home binder? Fammelo sapere nei commenti, sono sempre molto curiosa di imparare qualche nuovo suggerimento!!!