Come organizzare la scrivania e mantenerla ordinata in 4 step
Se stai leggendo questo articolo probabilmente stai cercando qualche suggerimento su come organizzare la scrivania perché ti sei resa conto che questa attività può semplificarti e migliorarti la vita lavorativa.
Mi sembra di vedere la pila di carte, libri, documenti, appunti, campioni, biglietti da visita, riviste ecc che si accumulano sul tuo piano di lavoro e te che devi farti spazio ogni giorno per mandare avanti il tuo lavoro. E i cassetti? Un accumulo di oggetti di vario genere che popolano la cassettiera senza avere una utilità precisa. Andando a rovistare probabilmente ci troverai quel rossetto che pensavi di aver perso o la letterina di Babbo Natale che tuo figlio aveva scritto qualche anno fa e tu per sicurezza l’avevi “nascosta” nella cassettiera dell’ufficio.
Anche se ho disegnato uno scenario al limite dell’ilarità, sono sicura che di base ti ritrovi anche tu in alcune di queste situazioni. Arrivare la mattina in ufficio e trovare ad attenderti una pila di documenti sempre più alta ed avere l’agenda piena di appuntamenti e cose da fare non è sicuramente un inno alla gioia e alla produttività.
E allora continua a leggere questo post perché troverai qualche suggerimento per migliorare la situazione in modo definitivo.
#1 perché organizzare la scrivania?
La risposta potrebbe sembrare ovvia, avere una scrivania organizzata ed ordinata aiuta a migliorare la produttività e questo è un dato di fatto.
Primo motivo per organizzare la scrivania
Per prima cosa sapere esattamente cosa hai a disposizione, dove trovarla e riporla ti aiuterà ad evitare noiosissime perdite di tempo e distrazioni. Ti sarà sicuramente capitato che devi fare una semplicissima operazione come ad esempio evidenziare una frase su un documento e non trovi l’evidenziatore perché magari è finito sotto una pila di fogli e impazzisci a cercarlo o lo chiedi ad una collega e poi lo ritrovi dopo qualche ora semplicemente spostando un foglio. E non parliamo degli occhiali!!!
Secondo motivo per organizzare la scrivania
Altro aspetto da non sottovalutare è che molti studi hanno dimostrato che le persone che lavorano in ambienti ordinati sono percepiti dagli altri come ambiziose, intelligenti, cordiali e calme (da Lavorare con gioia di Marie Kondo). È un’associazione abbastanza naturale non solo in ambito lavorativo, un ambiente ordinato e ben organizzato da’ l’idea di efficienza, di produttività e stimola il buon umore e la voglia di fare. Quindi se tra i tuoi sogni c’è anche quello di un’avanzamento di carriera o di avere la stima da parte del tuo capo avere una scrivania ed in generale una postazione di lavoro organizzata aumenterà la considerazione di te come persona sicura e affidabile.
Fai questo piccolo esercizio prima di iniziare ad organizzare la tua scrivania. Prova a visualizzare come ti piacerebbe che fosse la tua postazione lavorativa, magari fai un giro su Pinterest (questo il link alla mia bacheca) e seleziona le foto delle scrivanie che più ti piacciono. Al di là dell’estetica sulla quale forse puoi fare poco, perché a meno che l’ufficio non sia tuo, dovrai adattarti a tutto ciò che ti viene fornito dall’azienda per cui lavori, concentrati sugli aspetti funzionali. Quindi osserva con distacco le immagini che hai selezionato e individua il file rouge che le accomuna. Cosa c’è sopra? Come sono disposti i documenti? È minimal o piena di oggetti? Tutte queste riflessioni ti aiuteranno a fare anche un po’ di introspezione e ad essere pronta quando arriverà il momento di iniziare il lavoro di riordino e organizzazione. Avrai un obiettivo a cui tendere.
#2 procedi con un bel decluttering della scrivania
Questa attività è molto importante perché non solo ti permetterà di liberarti del superfluo e quindi di guadagnare spazio, ma anche di prendere consapevolezza di cosa ti serve veramente per il tuo lavoro.
Se ne hai la possibilità dedicati a questa attività in un’unica sessione, altrimenti procedi in momenti diversi ma operando per categorie. Quindi libera la scrivania, svuota i cassetti e dividi in categorie. Poi procedi valutando attentamente cosa tenere e cosa buttare. Le categorie in cui suddividere potrebbero essere:
- I libri, potresti avere libri di formazione, di crescita personale, manuali operativi ecc
- Le carte: documenti, contratti, preventivi, relazioni, depliant, cataloghi, biglietti da visita
- La cancelleria: penne, matite, righelli, temperamatite …
- Gli oggetti che non hanno una precisa categoria: gadget, chiavette, cavi, scatole e scatoline
- Gli oggetti personali: fazzoletti, assorbenti, spazzolino, spazzola per capelli, specchio, rossetto, stoviglie
Penso che la categoria carte sia quella più impegnativa da declutterare. In genere si accumulano documenti di vario tipo, contratti, preventivi, appunti, relazioni, fatture, ecc. Ognuno di questi documenti potrebbe essere soggetto a regole amministrative e fiscali che impongono l’archivio e la conservazione secondo una precisa normativa. Quindi è importante che il decluttering venga fatto con la massima attenzione. Molti documenti possono essere scannerizzati e archiviati in modo digitale. Ma per evitare di spostare semplicemente il problema da un’altra parte (acculare file inutili) accertati che siano documenti veramente importanti e per cui vale la pena di conservarli in formato digitale.
#3 Come organizzare la scrivania
Una volta completata l’attività di decluttering, questo terzo step ha un’importanza fondamentale per non ritornare al punto di partenza dopo pochi mesi (o settimane), quindi procedi ad organizzare gli spazi che hai a disposizione.
Come fare?
Intanto ti suggerisco di tenere a mente questo semplice principio “ogni cosa al suo posto ed un posto per ogni cosa”. È il classico consiglio delle nonne che nella sua semplicità non avrebbe bisogno di ulteriori commenti se non quello di provare a definire un posto per ogni cosa in modo che sia funzionale per il tuo lavoro.
Come è composta la tua scrivania? Piano di lavoro e 3 cassetti come da tradizione? Hai un armadio per l’archivio? È solo tuo o lo condividi con altri? Hai solo un piano di lavoro? A seconda dello spazio che hai a disposizione e del tipo di lavoro che fai puoi adattare la tua organizzazione in modo funzionale.
Piano di lavoro.
Tieni il piano di lavoro più sgombro possibile: PC, telefono, agenda, foglio appunti, penna sono l’essenziale, tutto il resto puoi tenerlo nei cassetti o nell’armadio (se ne hai uno) e tirare fuori quello che ti serve all’occorrenza. Limita al massimo le decorazioni, in genere sono fonte di distrazione e disordine. Ma una piantina o un quadro con una frase motivazionale o la tua vision board possono aiutarti a ritrovare il focus in alcuni momenti.
Per organizzare il piano di lavoro segui il metodo del bersaglio, spiegato molto bene in questo post della professional organizer Chiara Battaglioni. In sintesi tieni a portata di mano tutto ciò che usi con maggior frequenza e più lontano tutto ciò che usi con minor frequenza.
Cassetti.
Dedica il primo cassetto alla cancelleria (penne, matite, gomma da cancellare, forbici, spillatrice, levapunti …) e al materiale informatico (cavi, usb, auricolari …). Per rendere ancora più funzionale il cassetto puoi usare degli organizer, dei divisori o più semplicemente delle scatole per suddividere i vari oggetti per categoria in modo che non si mischino l’uno con l’altro.
Nel secondo cassetto riponi tutti gli oggetti personali, pochette spazzolino e dentifricio, fazzoletti, bustine per il thè, stoviglie ecc. Oggetti che magari tieni anche in borsa, ma se hai una postazione fissa e il tuo lavoro si svolge prevalentemente in ufficio puoi lasciarli nel cassetto senza appesantirti ogni giorno.
Infine nel terzo cassetto metti “le carte”, ovvero tutti quei fogli che ti servono per il tuo lavoro. Suddividi queste carte in categorie che deciderai in base al tuo lavoro ed alla tua esperienza. Trovo molto funzionale suddividerle in 3 cartelline:
– cartellina intitolata “carte da fare”
Qui metterai tutti quei documenti che richiedono un’attività ulteriore, ad esempio contratti da controllare o far firmare, preventivi da analizzare. Averli tutti insieme ti consentirà di smaltirli velocemente. Terrai questa cartellina in cima al cassetto in modo che la mattina la tirerai fuori e comincerai a sbrigare le varie attività. Mano a mano che avrai svolto l’attività potrai o buttare la carta o spostarla nella cartellina “carte da archiviare”.
– cartellina intitolata “carte da archiviare”,
questa cartellina contiene tutti i documenti che devono essere appunto archiviati. Periodicamente prenderai la cartellina “cose da archiviare” e procederai con l’archivio digitale o cartaceo.
– cartellina intitolata “carte da tenere”,
qui puoi mettere presentazioni, relazioni, articoli, depliant e materiali vari perché magari vuoi periodicamente rivederli per approfondire un tema. Oppure tieni materiali formativi o di ispirazione. Fai attenzione a non esagerare e a valutare bene se è il caso di tenere questo tipo di carte o ti è sufficiente scannerizzarle e tenerle in formato digitale.
#4 come mantenere organizzata la scrivania?
Siamo arrivati all’ultimo punto, se guardi adesso la tua scrivania ed apri i cassetti sono sicura che ti scapperà un sorriso! Fai una foto al risultato che hai ottenuto e conservala per quei giorni che sarai sommersa di cose da fare, ti donerà calma ed energia allo stesso tempo. Se hai seguito i 3 punti precedenti con impegno e attenzione, ogni giorno dovrai semplicemente svolgere un’operazione di mantenimento. Sarà davvero molto difficile ricadere nel caos. Ogni sera quindi prima di uscire dall’ufficio riordina la tua scrivania, butta le carte che non ti servono più, o riponi nella cartellina delle cose “da fare” quelle ancora in sospeso, metti la cancelleria nel cassetto, spegni il PC e via!!!
L’idea in più? Tieni sulla tua scrivania un timer carino, continua a seguirmi e ti suggerirò come usarlo per essere più produttiva.
Che ne pensi? Hai trovato qualche spunto interessante nel mio post? Hai qualche idea da suggerire? Scrivimi nei commenti.