To do list efficace: come crearne una in pochi step

da | Mar 12, 2021 | Agenda

Scrivere libera la mente! Creare una to do list efficace è il modo più semplice per liberare spazio mentale e sentirsi meglio.

Quando ti trovi in una di quelle giornate dove si accumulano mille cose da fare, al lavoro sembra che nessuno possa stare senza di te, a casa regna il caos e devi star dietro a tutte gli impegni dei tuoi figli, niente panico! Fermati, respira e … compila una lista!

Una lista, o meglio una to do list, è uno strumento davvero potente per mettere ordine ai tuoi pensieri e a tutte le attività che devi fare (o che vuoi fare).

Io sono una fanatica delle to do list, ne faccio continuamente, mi è capitato di scriverne ovunque. Le to do list sono davvero potenti e liberatorie.

Ma compilare una to do list efficace non è così scontato. Il rischio è di scrivere una lista infinita, magari anche un po’ confusionaria e poi trovarti a guardarla ancora più in affanno di prima perché ti sembra di soffocare nelle cose da fare.

E allora come cominciare? Inizia così:

#1 Cosa scrivere in una to do list efficace

Scrivi tutto, ma proprio tutto! Dicevamo appunto che scrivere libera la mente, quindi metti nero su bianco tutte le cose da fare, così non dovrai più doverle ricordare. Troverai tutto sulla tua lista e il tuo cervello ringrazierà, una fatica in meno!

Non limitarti a scrivere una parola, ma usa un verbo, ti indurrà all’azione. Ad esempio non è sufficiente scrivere nella lista “libro”, piuttosto scrivi, “acquista libro il potere delle liste su Amazon con buono sconto”.

In questo modo risparmi al cervello la fatica di dover ricordare il titolo del libro, dove l’avevi visto, che vantaggio avevi nell’acquisto ecc. Può sembrare banale, ma capisci quanto alleggerisci i tuoi pensieri?

Quindi, ricapitolando, scrivi tutto con un’azione specifica.

#2 Come organizzare la tua to do list efficace

Il secondo aspetto da tenere conto è come organizzare la tua to do list in modo che sia efficace e facile da utilizzare, ma anche flessibile. Il modo più semplice è suddividere gli ambiti o le categorie in cui le diverse attività sono rilevanti (ad esempio: personale, lavoro, casa, famiglia ecc). E, se necessario, suddividi questi ambiti in sottocategorie più specifiche (ad esempio suddividi la categoria lavoro in: progetto 1, progetto 2 ecc.).

Questa organizzazione ti consente di leggere la lista più facilmente e di comprenderne anche l’impatto sul tuo tempo.

Io ad esempio utilizzo 2 grandi categorie che sono

  • PERSONALE in cui scrivo tutte le cose da fare relative all’ambito personale, della famiglia e delle attività domestiche, ad esempio rinnovare la patente, lavare le tende, fare il cambio stagione ecc.
  • LAVORO in questa categoria invece scrivo tutti i to do legati strettamente alla mia professione. Ad esempio chiamare il cliente x/y, fare piano incentivi clienti, definire budget progetto ecc.

Seguendo questo sistema ti sarà molto più facile avere una to do list efficace perché tutte le attività descritte avranno uno scopo coerente.

Puoi fare un passettino in più assegnando a ciascuna attività della lista una priorità, semplicemente con un color code o con codice tipo ABC in modo da sapere su cosa devi concentrarti prima di tutto, perché urgente o importante.

Perfetto, la tua to list comincia a prendere una forma veramente efficace, hai scritto tutto suddividendo le attività in categorie funzionali ed hai assegnato loro una priorità.

#3 Decidi quali strumenti usare

Fino a questo punto abbiamo capito quanto sia utile scrivere tutto, suddividendolo in ambiti funzionali, con la definizione delle priorità, ma dove scrivere? Ci sono tante app e strumenti digitali che ti permettono di compilare la tua to do list, come ad esempio —- . Ma quale scegliere? Dipende moltissimo dalle tue attitudini.

Usare uno strumento digitale ha il vantaggio di essere sempre con te, di poterlo consultare e aggiornare in qualsiasi momento, di condividerlo con altri. E probabilmente alcune liste è giusto che siano digitali soprattutto quelle che condividi con colleghi o con i familiari.

Ma io da inguaribile romantica, non riesco a rinunciare a carta e penna. Intanto scrivere a mano aiuta a memorizzare meglio l’attività da fare. E poi la soddisfazione di tirare una riga sulle attività completate e vedere la mia lista che piano piano si spunta durante la giornata per me oltre ad essere impagabile, è davvero motivante. Non sopporto di finire la giornata con la casellina non spuntata e questo mi sprona a concentrarmi e andare avanti!

#4 Agisci!

Che tu abbia optato per la carta o il digitale, la cosa fondamentale è agire! Adesso hai un metodo molto semplice per semplificare i tuoi pensieri ed aumentare la tua produttività. Con po’ di allenamento le to list ti aiuteranno a migliorare la tua produttività … e la tua serenità!

Come ho creato il mio sistema di to do list effciaci?

Io adoro le liste, le agende, i quaderni, le penne e la cancelleria in generale, ma anche la semplicità e l’efficienza, per cui dopo anni di tentativi ho messo a punto il mio personale metodo di organizzazione proprio sfruttando il potere delle to do list.

Ho un’agenda personale, una moleskine con vista settimanale a sinistra e pagina libera a destra. Questa struttura mi permette di scrivere tutti gli impegni e scadenze fisse nella parte calendario e di elencare  invece tutti i To do nella pagina libera. In questo post ti racconto come uso la mia Moleskine Weekly.

Lo stesso sistema lo utilizzo anche nell’agenda del lavoro. A sinistra, nel calendario, scrivo le scadenze e gli appuntamenti definiti per il giorno preciso, mentre a destra nella pagina libera elenco tutte le attività da fare durante la settimana. Poi ho una sezione dell’agenda dove tengo un elenco di tutti i progetti e le macro attività da portare avanti ed ogni settimana, in base alle priorità decido su quale focalizzarmi. Ma di come organizzo l’agenda del lavoro te ne parlerò in un altro post tra qualche settimana.

Questo per me è un sistema semplice, collaudato e super flessibile.

E tu come hai una to do list?


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