Come organizzare la giornata con l’agenda

da | Nov 7, 2021 | Agenda

Una giornata … quante volte vorresti avere un’intera giornata per “rimetterti in pari” con tutte le cose che hai da fare?

Dividersi ogni giorno tra lavoro e famiglia diventa una sorta di tetris in cui incastrare molteplici attività. Solo il fatto di doversi ricordare tutto è già un’impresa!!! E poi quel continuo stato di ansia e di paura di dimenticare qualcosa.

Una fatica pazzesca. Puoi resistere un po’ di tempo, forse anche qualche settimana, ma poi la tua testa invoca aiuto. Ed ha ragione! Non siamo dei robot o dei computer ambulanti.

Ma c’è una soluzione … con un po’ di organizzazione possiamo sicuramente gestire tutto al meglio.

L’organizzazione non ti elimina le cose da fare. Quelle dovrai farle inesorabilmente. Ti aiuta a darti un piano, una sequenza di azioni, un criterio per portare avanti tutto, ma con più serenità e sicuramente con più metodo.

È un po’ come quando decidi di fare una torta. Scegli quale fare, trovi la ricetta, controlli se hai tutti gli ingredienti, li prepari tutti sul tavolo da lavoro e poi inizi la preparazione. Di sicuro non inizi a preparare il dolce per poi scoprire nel mentre che lo stai facendo che ti manca la farina …

Organizzare la giornata con l’agenda è un po’ la stessa cosa. Decidi cosa devi fare, dai un timing ad ogni cosa, capisci quali sono le cose più importanti, urgenti e non rimandabili, e inizi. Semplice vero?

Beh forse se fosse così semplice saremmo tutti molto più organizzati. Però si può imparare e allenarsi.

Strumenti per organizzare la giornata con l’agenda

Per prima cosa puoi usare alcuni strumenti fondamentali per pianificare la tua giornata.

#1 un’agenda, un bullet journal

#2 post-it o fogli di carta

#3 creare delle routine

L’agenda penso che sia lo strumento fondamentale e imprescindibile per un buon sistema organizzativo. E assolutamente io suggerisco di usare un’agenda cartacea. In questo blog ho parlato spesso di come usare l’agenda per organizzarsi. Ecco i link ad alcuni articoli che ho scritto e che magari possono interessarti:

La mia moleskine weekly      

Agenda di lavoro: come organizzare la settimana lavorativa   

Come scegliere l’agenda  

Oggi voglio parlarti proprio di come usare l’agenda per organizzare la tua giornata.

Per prima cosa segnati sempre in agenda tutti gli appuntamenti e le scadenze che non puoi spostare.

Calcola quanto tempo ti serve per ognuna di queste attività, in modo da sapere quanto tempo occupi.

Fai un elenco delle cose da fare, la classica “to list”. Se vuoi qualche dritta per scrivere una To do list efficace leggi questo post.

Individua ogni giorno le 3 cose che devi assolutamente portare a termine. Segui la regola del tre di cui ho ampiamente parlato in questo post

Dopo aver portato a termine le attività prioritarie che hai definito, procedi seguendo la lista che hai compilato.

Un consiglio furbo: dividi la giornata in blocchi.

Ogni blocco sarà dedicato ad attività specifiche. Infatti se ci pensi bene concorderai che hai delle attività che ripeti ogni giorno nello stesso intervallo di tempo. Insomma delle routine consolidate che fai senza pensare. Io ad esempio ogni mattina intanto che aspetto che bolla l’acqua del the, svuoto la lavastoviglie oppure stendo la lavatrice che è andata di notte.

Visione settimanale

Oppure parlando dell’area lavorativa, io dedico la prima ora di ogni giorno a leggere e rispondere alle mail.

Pensa ad ogni “blocco” della giornata come ad un piccolo contenitore in cui concentrare le attività funzionali magari al blocco successivo. Ad esempio la sera, dopo cena, dopo aver sistemato la cucina, prepara già sul tavolo il necessario per la colazione del giorno dopo. Un po’ come quando insegni a tuoi figli a prepararsi la cartella la sera prima e non la mattina di corsa prima di uscire, con il rischio di dimenticare qualcosa.

Idealmente i grandi blocchi della giornata potrebbero essere i seguenti:

Dalla sveglia all’arrivo al lavoro.

Personalmente penso che sia il momento più frenetico, ma allo stesso tempo importante della giornata. Crea una routine per questo lasco di tempo, ti aiuterà a iniziare la giornata con il piglio giusto.

La mattina lavorativa:

il ritmo di questo blocco di tempo dipende molto dal tipo di lavoro che fai. Se hai la possibilità di gestire in modo autonomo le attività cerca di concentrare in questo blocco le attività più impegnative. Proprio quelle che richiedono maggiori sforzi mentali. La mattina sei sicuramente più fresca e reattiva.

Pausa pranzo:

questo è un momento fondamentale per ricaricare le energie, quindi non trascurare il pranzo. Se non riesci a tornare a casa preparati una buona “schiscetta”.

Il pomeriggio lavorativo:

super concentrata sul completare la giornata lavorativa. Cerca di lasciare per questo blocco attività più leggere. Probabilmente a questo punto della giornata la pianificazione sarà un po’ variata e qualche imprevisto o urgenza ti avrà distratta. Ri-focalizzati sugli obiettivi della giornata e cerca di portarli a termine entro l’orario di lavoro.

Dalla fine del lavoro alla cena:

finita la giornata lavorativa, puoi riportare la mente sulle attività familiari o personali. Non caricarti di troppi “to do” in questo blocco, lascia magari attività a basso impegno mentale.

Dopo cena fino alla “nanna”:

relax, questa è l’unica parola ammessa per questo blocco ti tempo. Un libro, un film, una serie TV, giocare a carte con i figli … tutto all’insegna del relax … ce lo meritiamo, no?

Questi blocchi di tempo li puoi riportare sulla tua agenda, magari semplicemente usando dei colori diversi per le attività familiari rispetto a quelle lavorative.

Come organizzo la mia giornata con l’agenda.

Per mia scelta ho deciso di tenere separate le attività lavorative da quelle familiari. Quindi dopo varie sperimentazioni per organizzare la mia giornata da qualche anno utilizzo 2 agende. Lo so è un po’ da fissate, ma io mi trovo benissimo. Infatti utilizzo:

una agenda moleskine settimanale medium con notebook per organizzare la mia vita privata. È bellissima, ogni anno scelgo un colore di copertina diverso e per me è davvero insostituibile. E poi qualche volta riesco a trovare qualche occasione su Amazon per acquistarla con qualche euro di sconto che non fa mai male!

una agenda ad anelli A5 Dokibook mint (con refill fatto da me) per organizzare la mia giornata lavorativa. In questo caso ho scelto gli anelli perché mi danno la flessibilità di poter aggiungere e togliere pagine, creare delle sezioni per i progetti. È un po’ pesante da trasportare … ma tanto rimane sempre sulla scrivania!

In entrambe le agende il layout prevede i giorni della settimana a sinistra e lo spazio per le note a destra. Una modalità molto funzionale per me, perché non devo gestire tanti appuntamenti ogni giorno. Inoltre ho delle scadenze flessibili, quindi mi basta segnarmi cosa devo fare entro la settimana. E poi ogni giorno decido a quale attività dare la priorità.

Vantaggi di organizzare la giornata con l’agenda

Usare un’agenda cartacea per organizzare la giornata ha davvero tanti vantaggi.

  • Scrivere aiuta a ricordare meglio le cose.
  • Non dover consultare il cellulare ti evita distrazioni.
  • Sfogliare le pagine è un po’ come vedere trascorrere il tempo.
  • Visualizzi tutto con un colpo d’occhio.
  • È un rituale di pianificazione.
i miei strumenti per pianificare con l’agenda

Per la mia pianificazione oltre alle agende di cui ti ho parlato (Moleskine settimanale e Dokibook A5), io uso:

una matita con gomma, adoro scrivere a matita in modo da poter cancellare senza pasticciare troppo la pagina)

una riga per fare lo schema del menù plan

ogni tanto le penne colorate Papermate Flair per evidenziare qualche attività. In particolare quella rosa per fare “pendant” con la copertina dell’agenda!

E tu ci provi ad organizzare la giornata con l’agenda? Scrivimi nei commenti come ti organizzi!


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