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Il calendario: strumento fondamentale per essere organizzati

da | Apr 2, 2021 | Agenda

Se sei alla ricerca di qualche dritta per diventare più organizzata, il calendario è sicuramente uno strumento fondamentale. Verosimilmente  è il primo strumento che dovresti imparare ad usare nella tua quotidianità.

Probabilmente sei già abituata ad usarlo in modo inconsapevole.

Prova a pensare a cosa facciamo tutti a cavallo tra un anno e l’altro. Guardiamo il calendario per vedere come cadono le festività dell’anno successivo, per controllare se ci saranno ponti da sfruttare per qualche week end fuori porta (pandemia permettendo), oppure per verificare in che giorno cade il compleanno! Ecco stiamo già iniziando a farci un’idea generale dell’anno e ad abbozzare la pianificazione di qualche attività.

Ma cos’è un calendario?

Per definizione il calendario è un sistema convenzionale di suddivisione del tempo.

Che sia un calendario da appendere, un’agenda o un’app digitale, il calendario è quindi uno strumento fondamentale per organizzare le attività nel tempo. Devi solo stare attenta a usarlo correttamente. Infatti molto spesso si usa il calendario per segnare un mix di cose da fare e scadenze, per cui si rischia di fare un po’ di confusione.

Sul calendario scrivi solo le scadenze precise, quelle cioè che hanno una precisa data non prorogabile.

Infatti il calendario serve per segnare quelle scadenze o impegni con un preciso riferimento temporale, che quindi devono essere eseguiti entro una certa data. Invece tutte quelle attività che possono essere fatte un giorno oppure un altro indifferentemente andrebbero segnate in una to do list, magari assegnando loro un codice per definirne la priorità.

Cosa scrivere quindi sul calendario?

#1 appuntamenti: visite mediche, telefonate da fare, appuntamenti di lavoro, orario degli allenamenti ecc.

#2 scadenze: pagamenti, abbonamenti, dead line, rate, ecc

#3 ricorrenze: compleanni, anniversari, festività, ecc

#4 eventi: giornate di ferie, meeting, riunioni ecc.

Perché è così importante come strumento di organizzazione?

Il calendario è lo strumento da cui partire per pianificare le attività. Infatti se avrai segnato tutte le tue scadenze e impegni con il criterio che abbiamo visto sopra, ovvero solo quelli che hanno un preciso riferimento temporale, con un solo colpo d’occhio riuscirai a capire quanto è satura la tua giornata e quindi quante altre attività potrai aggiungere. Ad esempio se hai già pianificato la visita dal dentista che ti impegnerà un paio di ore al pomeriggio, e magari alle 17 dovrai andare a prendere tua figlia in palestra, difficilmente riuscirai ad inserire anche una riunione con il tuo capo per parlare dell’aumento di stipendio!!! Scherzi a parte, avere idea delle attività già pianificate e inderogabili ti permette di organizzare il resto degli impegni e delle attività da fare di conseguenza, senza crearti eccessive aspettative e quindi stress.

Quale strumento scegliere?

Il calendario è uno strumento per scandire il tempo, potrai scegliere quindi un’agenda, un calendario da appendere o da tavolo a seconda della funzione che intendi massimizzare o dal tipo di persona sei.

Se sei spesso fuori casa sicuramente è più comodo avere un’agenda da portare con te, se invece ai bisogno di condividere le attività con la tua famiglia forse un calendario appeso al muro della cucina è la soluzione migliore.

Inoltre se sei una persona poco organizzata ti suggerisco di iniziare con un semplice calendario abbinato ad un quaderno per le To do list, un’agenda visto lo spazio a disposizione potrebbe indurti a scrivere anche attività tipiche delle to do list e crearti confusione.

Se invece sei già abbastanza organizzata affidati pure ad un’agenda con la consapevolezza di distinguere le attività da calendario e quelle da to do list. Io uso una meravigliosa Moleskine Weekly, di cui ti ho parlato proprio in questo post, che ha il vantaggio di avere lo spazio “calendario” sulla sinistra in cui scrivere tutti gli impegni improrogabili e sulla destra lo spazio per la to do list. In questo modo ho tutto a portata di mano in un unico strumento.

L’altro dilemma è cartaceo o digitale?

Anche qui dipende molto dall’attitudine, è indiscutibile che il digitale ha dei vantaggi davvero eccezionali come la possibilità di condividere i calendari con altre persone e poterli avere sempre con te grazie al cellulare. Inoltre con le app tipo google calendar hai delle funzioni veramente comode. Per cui se sei una digital addict affidati sicuramente a queste soluzioni.

D’altra parte scrivere su carta aiuta a ricordare meglio le cose e in alcuni casi è più comodo (immagina di essere al telefono per prendere appuntamento dalla parrucchiera e dover guardare contemporaneamente il cellulare) … e poi vogliamo parlare del fascino di una bella agenda da scrivere con una altrettanto meravigliosa penna ???

Quindi, per concludere, ricordati di scegliere lo strumento che più si adatta alle tue esigenze e non farti problemi a provare soluzioni diverse. La cosa importante è di avere sempre chiaro quali sono gli impegni e attività che hanno un preciso riferimento temporale e quelle e solo quelle andrebbero segnate sul calendario. Per tutto il resto affidati alle to do list!

Che ne pensi? E tu che strumento usi per la tua organizzazione?


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