Lavorare in Smart Working ed essere felici!

da | Ott 5, 2020 | Produttività

Da qualche mese non si parla che di Smart Working ed anche in Italia abbiamo scoperto che non è il luogo dove si lavora che fa la differenza ma il contenuto e il valore che si produce.

Spesso però di smart c’è veramente poco e forse la definizione più corretta sarebbe Home Working o Telelavoro. Per la mia esperienza e stile di vita è un’opportunità eccezionale, risparmierei oltre 1 ora al giorno di macchina per arrivare in ufficio che potrei impegnare in attività decisamente più utili (tipo una bella camminata!).

Ma ci sono almeno 3 aspetti che bisogna considerare se il tuo nuovo ufficio diventa casa tua.

Trovare uno spazio in casa

Trova uno spazio (possibilmente lontano dal frigorifero!!!) da organizzare con le tue cose.

Io purtroppo non ho un angolo in cui posso organizzare una postazione stabile così ho risolto con una postazione dinamica.

E’ un cestino con il manico suddiviso in due scomparti dove ripongo tutto quanto mi serve: il computer con i relativi cavi, la mia agenda Moleskine Weekly, un quadernino per gli appunti e i to do quotidiani, alcuni fogli da riciclo, un piccolo astuccio e il cellulare con gli auricolari. In questo modo ho tutto quanto mi serve, lo trasporto ovunque e all’occorrenza il tavolo della cucina, il divano o la scrivania dei miei figli possono diventare la mia postazione temporanea.

Naturalmente quando finisco di lavorare ripongo tutto in ordine e metto il cestino vicino al comodino della mia camera o vicino al divano. Se poi devo andare in ufficio metto tutto velocemente nella mia borsa da lavoro della Piquadro (regalo di Natale di mio marito) e sono sicura di non dimenticare niente.

Ancora una volta mi rendo conto che è importante essere ordinati per lavorare bene.

E poi se in ufficio avevo bisogno di una scrivania con la cassettiera e un armadietto per riporre tutte le mie cose, adesso sono riuscita a razionalizzare tutti i miei strumenti di lavoro e a digitalizzare i documenti. Anche se, sono sincera, spesso spargo qualche foglio in giro per casa.

Gestire le relazioni con il capo e il team di lavoro

Per me questo aspetto è stato e continua ad essere l’aspetto più difficile.

Infatti, se sei abituato a relazionarti ogni giorno con il tuo capo o con il tuo team, o se lavori su progetti in cui interagisci quotidianamente con altri colleghi sicuramente all’inizio lavorare in smart working non è facilissimo perchè devi proprio cambiare approccio.

Fiducia e responsabilità sono le due parole chiave per collaborare in modo efficace.

Definisci e condividi gli obiettivi: sembra una banalità, ma devi aver chiaro in testa l’obiettivo da raggiungere sia te che per i tuoi collaboratori. Possibilmente scrivili e condividili con il tuo capo e poi a tua volta con i tuoi collaboratori, ti aiuterà ad avere chiarezza ed evitare incomprensioni.

Fai un piano operativo e definisci le scadenze: quali sono le attività da portare avanti? per quando devono essere fatte? ci sono tanti strumenti a disposizione ma basta un semplice foglio excel condiviso in google drive per tenersi sempre allineati sull’avanzamento delle attività o dei progetti.

Fissa dei momenti di ceck: almeno una volta alla settimana, ma molto dipende dal tipo di attività che svolgi, fissa una riunione di coordinamento, basta una semplice call in cui monitorare lo stato di avanzamento.

E poi dedica un po’ di tempo ogni giorno a qualche telefonata, fai sentire la tua vicinanza anche solo per chiedere come stai? è tutto a posto? Abbiamo davvero tutti un gran bisogno di sentirci vicini, anche se solo virtualmente.

“Nessun bene senza un compagno ci dà gioia”,

Lucio Anneo Seneca

Creare una routine

Se non sei una persona organizzata e metodica c’è il forte rischio di perderti e concludere ben poco!

Così può venirti in supporto creare una routine giornaliera.

Io per esempio, dopo aver portato i figli a scuola (per ora!) dedico una mezz’oretta a riordinare casa arieggiandola ben bene, far partire la lavatrice, organizzare il pranzo, allestisco la mia postazione in genere sul tavolo della cucina, e inizio a lavorare replicando più o meno la routine che avrei in ufficio:

  • fisso gli obiettivi della giornata, scrivendo o rileggendo sulla mia agenda i to do operativi
  • leggo e rispondo alle mail
  • lavoro operativo

E quindi sono felice?

Certo non è facile adattarsi e modificare abitudini consolidate, ma se mi fermo a pensare lavorare in smart working ha tanti vantaggi:

  • Puoi evitare ore nel traffico delle strade e dei mezzi di trasporto
  • Puoi organizzare al meglio il tuo tempo decidendo quando iniziare e come modulare la giornata
  • Puoi gestire con più serenità la tua famiglia e se hai figli essere più presente per loro

Insomma se lavorare in smart working è una tua scelta sarai già consapevole di come prendere il meglio da questa modalità operativa, se invece ti ci trovi a causa di fattori esterni non controllabili, allora prova a seguire questi piccoli consigli e soprattutto apriti al cambiamento senza troppe resistenze!

E tu hai qualche suggerimento? Raccontami la tua esperienza in smart working

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