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Dopo la pandemia che nel 2020 ci ha costretti tutti (o quasi) a casa, lavorare in smart working è diventato molto più diffuso. Finalmente anche in Italia abbiamo scoperto che si può lavorare da casa! Non è possibile accedere allo smart working per tutti i lavori, ma, soprattutto per quelli impiegatizi, è fattibile. Non è il luogo dove si lavora che fa la differenza, ma il contenuto e il valore che si produce lavorando.

Spesso però di smart c’è veramente poco e forse la definizione più corretta sarebbe Home Working o Telelavoro. Non tutte le aziende e non tutti i “capi” sono pronti a fare un cambio di mentalità.

Per la mia esperienza e stile di vita, lavorare in smart working è un’opportunità eccezionale. Lavorando da casa potrei risparmiare oltre 1 ora al giorno di macchina per arrivare in ufficio e già questo sarebbe un bel vantaggio.

Attualmente lavoro in smart working solo poche giornate all’anno.

Ma non sempre lavorare da casa è un vantaggio. Pensa solo al fatto di riuscire a ricavarti uno spazio tutto per te, oppure di non staccare mai, oppure di veder riconosciuto il fatto che pur essendo a casa stai lavorando e non devi essere disturbata. (soprattutto se hai figli).

Ci sono almeno 3 aspetti che bisogna considerare se il tuo nuovo ufficio diventa casa tua.

Per lavorare in smart working, definisci uno spazio preciso in casa

Trova uno spazio (possibilmente lontano dal frigorifero!!!) da organizzare con le cose che ti servono per lavorare. Serve per “delimitare il campo lavorativo” da tutto il resto.

Io purtroppo non ho un angolo di casa in cui posso organizzare una postazione di lavoro stabile, così ho risolto predisponendo una postazione dinamica.

Ho organizzato un semplice “cestino da lavoro”: è un vero e proprio cesto con il manico, suddiviso in due scomparti dove ripongo tutto quanto mi serve per lavorare:

– il computer con i relativi cavi, io utilizzo un PC portatile HP comodissimo

– la mia agenda Moleskine Weekly personale e quella ad anelli che uso per il lavoro

– un quadernino per gli appunti e i to do quotidiani,

– alcuni fogli da riciclo per scrivere gli appunti al volo,

– un piccolo astuccio che contiene l’essenziale di cancelleria

– una cartellina per contenere i documenti cartacei prima di scannerizzarli e archiviarli

– il cellulare con gli auricolari.

Ho tutto quanto mi serve, lo trasporto ovunque e all’occorrenza il tavolo della cucina, il divano o la scrivania dei miei figli possono diventare la mia postazione temporanea.

Naturalmente quando finisco di lavorare ripongo tutto in ordine nel cestino che metto vicino al comodino della mia camera o vicino al divano, facile da trasportare!!!

Quando vado in ufficio ripongo tutto velocemente nella mia borsa da lavoro della Piquadro (regalo di Natale di mio marito) e sono sicura di non dimenticare niente.

Ancora una volta mi rendo conto che è importante essere ordinati (e organizzati) per lavorare bene.

Riflessione: in ufficio avevo bisogno di una scrivania con la cassettiera e un armadietto per riporre tutte le mie cose, adesso, dopo la pandemia e dopo mesi di smart working, sono riuscita a razionalizzare tutti i miei strumenti di lavoro e a digitalizzare i documenti. Questa buona abitudine sono riuscita a mantenerla anche adesso che le giornate di smart working sono veramente poche.

Anche se, sono sincera, spesso spargo qualche foglio in giro per casa.

Gestire le relazioni con il capo e il team di lavoro

Per me questo aspetto è stato e continua ad essere l’aspetto più difficile di quando si lavora in smart working ma si è parte di un gruppo di lavoro.

Infatti, se sei abituato a relazionarti ogni giorno con il tuo capo o con il tuo team, o se lavori su progetti in cui interagisci quotidianamente con altri colleghi, sicuramente all’inizio lavorare in smart working non è facilissimo, perchè devi proprio cambiare approccio.

Fiducia e responsabilità sono le due parole chiave per collaborare in modo efficace.

Definisci e condividi gli obiettivi: sembra una banalità, ma devi aver chiaro in testa l’obiettivo da raggiungere sia te che i tuoi collaboratori. Possibilmente scrivili e condividili con il tuo capo e poi a tua volta con i tuoi collaboratori, ti aiuterà ad avere chiarezza ed evitare incomprensioni.

Fai un piano operativo e definisci le scadenze: quali sono le attività da portare avanti? per quando devono essere fatte? ci sono tanti strumenti a disposizione, ma basta un semplice foglio excel condiviso in google drive per tenersi sempre allineati sull’avanzamento delle attività o dei progetti.

Fissa dei momenti di check: almeno una volta alla settimana, ma molto dipende dal tipo di attività che svolgi, fissa una riunione di coordinamento, basta una semplice call in cui monitorare lo stato di avanzamento.

E poi dedica un po’ di tempo ogni giorno a qualche telefonata, fai sentire la tua vicinanza anche solo per chiedere come stai? è tutto a posto? Abbiamo davvero tutti un gran bisogno di sentirci vicini, anche se solo virtualmente.

Quando lavori in smart working crea delle routine

Se non sei una persona organizzata e metodica c’è il forte rischio di perderti e concludere ben poco!

Così può venirti in supporto creare una routine giornaliera.

Io per esempio, dopo aver portato i figli a scuola (per ora!) dedico una mezz’oretta a riordinare casa arieggiandola ben bene, far partire la lavatrice, organizzare il pranzo, allestisco la mia postazione in genere sul tavolo della cucina, e inizio a lavorare replicando più o meno la routine che avrei in ufficio:

• fisso gli obiettivi della giornata, con la regola del tre
• scrivendo o rileggendo sulla mia agenda le mie liste operative
• leggo e rispondo alle mail
• lavoro operativo sui progetti che seguo

Anche se lavori da casa vestiti bene.

Può succedere che lavorando da casa ti venga voglia di vestirti comoda, magari eviti di truccarti e molto probabilmente rimani in ciabatte. Nessun problema! ma stai attenta che un giorno dopo l’altro ti ritroverai trascurata e questo non ti farà sentire bene ed anzi influirà anche sul rendimento lavorativo.

Ci sono tantissimi capi che pur essendo comodi, danno l’idea di “essere vestiti da lavoro”, a questo aggiungi qualche piccolo accessorio come un anello o degli orecchini, un filo di trucco ed una bella pettinata e vedrai che anche la motivazione sarà molto più alta.

Non dimenticare di mangiare sano.

Lavorando da casa è molto più facile lasciarsi tentare da qualche spuntino fuori pasto. Per questo ti consiglio di creare la tua postazione di lavoro lontano dal frigo e dalla dispensa. Ti aiuterà sicuramente a limitare le tentazioni!!!

Pianifica il tuo menù settimanale e organizzati con qualche piatto pronto solo da scaldare. In questo post troverai qualche dritta per organizzarti al meglio: Pausa pranzo in ufficio: usa il menù plan!

Certo non è facile adattarsi e modificare abitudini consolidate, ma se mi fermo a pensare lavorare in smart working ha tanti vantaggi:

• Puoi evitare ore nel traffico delle strade e dei mezzi di trasporto
• Puoi organizzare al meglio il tuo tempo decidendo quando iniziare e come modulare la giornata
• Puoi gestire con più serenità la tua famiglia e se hai figli essere più presente per loro

Insomma se lavorare in smart working è una tua scelta sarai già consapevole di come prendere il meglio da questa modalità lavorativa, se invece ti ci trovi a causa di fattori esterni non controllabili, allora prova a seguire questi piccoli consigli che ho condiviso nel post e soprattutto apriti al cambiamento senza troppe resistenze!

E tu hai qualche suggerimento? Raccontami la tua esperienza in smart working

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