Usare un’agenda cartacea o digitale? … devi davvero scegliere?

da | Feb 9, 2024 | Agenda

I miei articoli possono contenere link affiliati sui quali potrei ricevere una commissione sui prodotti che acquisterai in seguito ad un mio consiglio. In ogni caso per te il prezzo resterà uguale. Ti consiglierò sempre e solo prodotti di cui ho fiducia.


Se sei qui, probabilmente stai navigando nel mare delle opzioni per organizzare la tua vita quotidiana e scegliere se usare un’agenda cartacea o digitale è una delle questioni su cui riflettere.

Sono sicura che anche tu ti sei trovata in momenti in cui hai appuntamenti, scadenze, liste di cose da fare per la casa, per il lavoro, per la famiglia e il tuo capo ti chiede di fermarti per una riunione dell’ultimo minuto. E allora tu attivi il tuo cervello per cercare di ricordarti tutto … sfogli velocemente l’agenda e incroci le dita di non avere il turno di prendere i figli in palestra!!!

Forse la sto facendo un po’ tragica ispirata dal film “Ma come fa a far tutto?” in cui la protagonista Sarah Jessica Parker racconta la storia di una mamma in carriera, impegnata nella difficile arte del destreggiarsi tra figli, lavoro e marito, ricorrendo al magico mondo delle liste.

Anche se non tutte abbiamo una vista così frenetica, sicuramente spesso ci siamo trovate a cercare di capire come fare tutto … e anche di più!

La mia personale soluzione è stata usare un’agenda, in particolare la Moleskine settimanale con notebook. Ho scritto molti post dedicati alle agende ed ho sempre dichiarato che non potrei mai sostituire la mia preziosissima agenda cartacea.

Eppure da qualche mese sto cominciando a rivalutare la mia posizione così netta.

Quale agenda scegliere tra agenda cartacea e digitale?

Entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi e svantaggi, la scelta dipende molto dal tuo stile di vita, dalle preferenze personali e dal modo di gestire il tempo.

A cosa serve un’agenda cartacea o digitale che sia? Partiamo dall’etimologia della parola agenda.

Navigando su google trovo: La parola agenda è un latinismo puro (è il gerundivo del verbo latino àgere, cioè “agire”, “fare”) e letteralmente significa proprio “cose da fare”. Per estensione, il termine è passato poi a indicare il supporto su cui tali “faccende” sono scritte.

Oppure: Taccuino con pagine datate in cui si segnano gli impegni giornalieri: a. tascabile, a. da scrivania; segnare un appuntamento sull’a.; per analogia di funzione, in informatica, a.

Quindi tecnicamente l’agenda serve a scrivere le cose da fare e grazie al fatto che ha le pagine datate permette di inserire anche un preciso riferimento temporale.

Mi spiego meglio.

Sull’agenda scriverai tutte le cose da fare che hanno una specifica data di scadenza, le cose invece che devi fare, ma non hanno una scadenza specifica le scriverai su una to do list. Proprio per questo motivo io ho scelto di usare la Moleskine con notebook perchè mi permette nella pagina bianca di scrivere tutte, ma proprio tutte, le cose da fare nella settimana e poi ogni giorno farle.

Sulla pagina datata scrivo solo gli appuntamenti e tutte le scadenze che hanno una data precisa.

Se vuoi approfondire ti rimando al post: La mia moleskine weekly

Domande che possono aiutarti a scegliere se usare un’agenda cartacea o digitale

Ci sono alcuni aspetti che possono aiutarti a capire quale tipo di agenda è più adatto a te.

Condividi i tuoi appuntamenti / cose da fare con altre persone?

Sia che lavori con un team di persone, sia che vivi in famiglia e devi incastrare i tanti appuntamenti della giornata, l’agenda ti aiuta ad aver chiaro come impegni il tuo tempo, gli spazi che rimangono per te e capire se hai bisogno di aiuto.

Se però i tuoi appuntamenti sono condivisi con altre persone, allora la scelta di un’agenda digitale è quasi obbligatoria.

Al lavoro i tuoi colleghi sapranno i tuoi slot di tempo disponibili per fissare eventuali riunioni o incontri. Sapranno se sei in ufficio o in ferie senza doverti chiamare. E viceversa per te.

Avere un calendario condiviso anche in famiglia è di grande aiuto soprattutto se hai figli.

Io uso Calendar di google, ho il calendario personale e quello dei ragazzi. So sempre i loro impegni scolastici ed extrascolastici e se c’è qualche variazione devono solo aggiornare sul calendario e immediatamente io e mi marito riusciamo ad organizzarci.

Cambi spesso programmi?

Se nel corso della settimana / giornata, ti capita di cambiare spesso i programmi. Riunioni di lavoro spostate, appuntamenti che slittano, orari dei figli non sempre regolari è più facile tenere ordinata un’agenda digitale.

Sei spesso in movimento?

Se ti sposti di frequente, avere un’agenda cartacea è comodo perchè la porti sempre con te, è facile da consultare e veloce da aggiornare. Non risente di eventuali problemi di connessione.

L’agenda digitale è sempre con te. è leggera (il peso del cellulare!) e ti segue facilmente ovunque. Anche se dimentichi la penna puoi scrivere comunque. Devi solo stare attenda ad avere sempre il dispositivo carico.

Quindi in questo caso la scelta è davvero soggettiva.

Usi l’agenda come un “secondo cervello”?

Se l’agenda è il tuo secondo cervello, (vedi il post “Cosa scrivere sull’agenda? 15 idee per la tua organizzazione”) se sull’agenda annoti davvero di tutto e la usi anche con organizer per i tuoi progetti, allora immagino che avrai un’agenda cartacea piuttosto grande e voluminosa. Quindi devi tenerne conto se poi se anche una persona che si sposta spesso, perchè trasportare un’agenda voluminosa è decisamente più impegnativo.

Mettere il tuo secondo cervello in digitale è decisamente più comodo e leggero. In questo secondo caso puoi sfruttare tutta la semplice tecnologia che abbiamo a disposizione sul cellulare (note, drive, to do list ecc) per organizzare queste informazioni e tenere sull’agenda cartacea solo lo stretto necessario.

Ti piace scrivere a mano?

… al piacere di scrivere a mano, di sfogliare ed accarezzare la carta non c’è altra agenda che quella cartacea. Molti studi scientifici inoltre dicono che scrivere a mano aiuta a ricordare meglio le cose.

Conclusioni: e quindi? usare un’agenda cartacea o digitale?

Abbiamo visto che la scelta tra un’agenda cartacea e una digitale è soggettiva e dipende dalle preferenze individuali. Alcune persone trovano utile la flessibilità delle opzioni digitali, mentre altre preferiscono la sensazione tradizionale della carta.

Ma mi domando: è davvero così necessario fare una scelta tra un’agenda cartacea o digitale?

Oppure questi due mondi apparentemente così diversi e con tanti pro e contro reciproci possono convivere sfruttando le potenzialità specifiche dell’uno e dell’altro?

Come ho scritto qualche paragrafo più su, da qualche mese sto rivalutando la possibilità di usare un’agenda digitale in abbinamento a quella cartacea. Dopo qualche settimana di sperimentazione sono arrivata ad un compromesso davvero soddisfacente.

Utilizzo l’agenda digitale, Calendar di Google per tutti gli appuntamenti, scadenze, date da ricordare ecc. Ovvero per tutte quelle attività che hanno un preciso riferimento temporale. Ad esempio le date di compleanno di amici parenti e conoscenti, le scadenze fiscali, gli appuntamenti medici.

Inoltre con google calendar pianifico i blocchi di tempo dedicati alle macro attività quotidiane.

Sulla mia agenda cartacea invece scrivo il dettaglio delle cose da fare della giornata con il principio guida della regola del tre.

Utilizzando la Moleskine settimanale con notebook ho sempre il lato destro per i to do della settimana. Questa lista si popola di giorno in giorno.

Mentre sul lato sinistro scrivo le 3 attività che devo ASSOLUTAMENTE portare a compimento nella giornata. Sono il mio obbligo “morale” da rispettare.

Questo sistema di organizzazione mi permette di avere sempre con me gli impegni e le scadenze tassativi, perchè google calendar è sincronizzato tra telefono, tablet e PC. Quindi se sto facendo una passeggiata e incontro un’amica con la quale voglio organizzare di uscire a cena posso controllare subito la data e l’orario migliore.

Un po’ alla volta, ma di questo te ne parlerò nei prossimi post, sto impostando un “secondo cervello” su Notion seguendo le linee guida del libro di Tiago Forte “Il tuo secondo cervello. Un metodo senza precedenti per organizzare le informazioni e aumentare la tua efficienza

Ti aggiornerò nei prossimi mesi se questo sistema di organizzazione funziona o se dovrò scegliere definitivamente tra agenda cartacea o digitale.

Mi piacerebbe sentire anche le vostre esperienze, scrivetemi nei commenti.



Paola Bertoni

Ciao!

sono Paola, nella vita faccio la mamma, la moglie, la manager e … la blogger!

in questo spazio condivido idee e consigli per organizzare al meglio tempo e spazio. Vuoi sapere qualcosa in più? Continua a leggere

0 commenti

Invia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *